| A falta de tempo e o excesso de responsabilidades são comuns na vida de grande parte dos síndicos. Por isso, é fundamental dividir tarefas com o corpo diretivo (conselho e subsíndico), com o zelador e também com condôminos em geral, através da formação de comissões para assuntos específicos, como obras e áreas de lazer.
Além de aliviar a carga do síndico, a divisão de tarefas também é importante para envolver a comunidade condominial na gestão do bem comum.
O ideal é que o síndico seja um coordenador das atividades necessárias à administração, e que os outros envolvidos assumam algumas ações em setores determinados. Estes envolvidos trabalharão em conjunto com o síndico, que continuará também com a responsabilidade final sobre a gestão.
O quadro abaixo traz uma sugestão de divisão de tarefas, dentro da filosofia exposta acima.
Para o quadro elaborado, estamos assumindo que o condomínio conta com uma empresa administradora ou escritório de contabilidade. A estes cabem, normalmente, algumas ou todas as seguintes funções básicas:
- Gestão administrativa
- Gestão de recursos humanos (funcionários)
- Gestão financeira
- Gestão de assuntos jurídicos
Portanto, a empresa administradora ou escritório de contabilidade realizam trabalhos de base, restando para o Corpo Diretivo, o zelador e as comissões específicas complementar e/ou fiscalizar este trabalho.
Na última coluna, há links para matérias informativas sobre assuntos relativos a cada setor.
| Setores |
Ações necessárias |
Sugestão de divisão |
Observações |
| Inadimplência |
- Controle de inadimplentes (unidades e quantias)
- Cobrança direta e judicial
- Proposição de acordos
- Estudo de medidas |
Conselheiros + Administra-
dora |
À empresa administradora do condomínio deve-se deixar o controle e a cobrança.
A proposição de acordos de parcelamento de dívida e o estudo de medidas para conter ou combater a inadimplência pode ser dividido por síndico e conselho, bem como as ações para remediar o “buraco” no caixa.
Saiba mais: Guia Inadimplência |
Relação com a empresa administra-
dora/ finanças |
Fiscalização da empresa quanto à regularidade na condução dos pagamentos e administração do dinheiro do condomínio:
- contas bancárias
- balancetes mensais
- notas fiscais de produtos e serviços
- pagamento de obrigações trabalhistas
- pagamento de outras obrigações do condomínio (água, luz, contribuição sindical, etc.) |
Conselheiros |
Este setor já faz parte das atribuições legais do Conselho Fiscal.
O acompanhamento mensal (no mínimo) é necessário para identificar problemas rapidamente, evitar o risco de fraudes e analisar os documentos com calma. Se isto for feito apenas uma vez por ano, dificilmente terá eficácia.
A CND (Certidão Negativa de Débito) das obrigações trabalhistas pode ser regularmente solicitada também no site do Ministério da Previdência Social, basta ter o CNPJ do condomínio: www.mpas.gov.br
Saiba mais: Guia Financeiro |
| Funcionários |
- Distribuição de tarefas
- Escala de trabalho
- Controle de horários, faltas e folgas
- Controle do estoque de materiais e equipamentos de proteção |
Zelador |
Se funcionários forem terceirizados, o zelador ou o síndico não devem distribuir tarefas para não configurar vínculo empregatício.
Neste caso, o contato deve ser direto com o supervisor da empresa contratada.
Saiba mais: Guia Funcionários
Guia Terceirização |
| Manutenção preventiva |
- Vistoria informal periódica
- Acompanhamento de empresas de manutenção (elevador, portão etc.)
- Informar problemas e necessidades ao síndico |
Zelador |
O zelador precisa ser pró-ativo em relação à manutenção dos equipamentos e estrutura do condomínio.
Não basta identificar problemas, é preciso antecipar-se, criar um calendário de manutenção e fazer vistorias periódicas em todos os itens e áreas.
Saiba mais: Guia Check-up Predial
Dicas: Manutenção - calendário
Guia Elevadores |
| Obras |
- Solicitar orçamentos
- Verificação da empresa (clientes, confiabilidade)
- Verificação de segurança da obra (quanto a acidentes e assaltos)
- Andamento da obra |
Comissão de obras (formada por condôminos que não estão no Corpo Diretivo) ou subsíndico |
Obras sempre dão muito trabalho, porque para seu sucesso é necessário acompanhamento muito próximo.
Por isso, muitos condomínios formam uma comissão específica para o assunto, geralmente tirada em Assembléia.
Saiba mais: Guia Obras |
| Relação com condôminos |
- Convocação de assembléias
- Advertências e multas para infrações ao Regulamento
- Criar formas de comunicação entre Corpo Diretivo e condôminos em geral
- Verificação de satisfação dos condôminos
- Administrar Livro de Ocorrências e Livro de Sugestões |
Subsíndico |
O relacionamento com os condôminos muitas vezes é a parte mais espinhosa de uma gestão. Por isso, é interessante que uma pessoa esteja cuidando especificamente desse aspecto, para não descuidá-lo por excesso de tarefas.
É importante ir além das questões mais habituais, como convocação de assembléias e aplicação de advertências. Pode ser bastante útil criar canais de comunicação de duas mãos, tanto para saber o que estão pensando os condôminos, quanto para tornar transparentes as ações da administração.
Saiba mais: Guia Assembléias
Guia Campanhas
Guia Problemas de Convivência
Modelo: Pesquisa de Satisfação |
| Lazer |
- Manutenção de equipamentos
- Verificação do uso correto de dependências e equipamentos
- Sugestões de ações (aulas, eventos, ampliações, modificações) |
Comissão de lazer (formada por condôminos que não estão no Corpo Diretivo) e/ou zelador |
A manutenção dos equipamentos do playground merece atenção especial, porque brinquedos com problemas na estrutura ou com materiais inadequados podem causar acidentes graves.
Em muitos condomínios tem crescido a atenção para a terceira idade, com programação de ações específicas.
Em condomínios com muitas crianças, é interessante ter atividades programadas (como aulas e eventos) para direcionar a energia delas.
Saiba mais: Guia Piscinas
Dicas: Crianças e Acidentes |
| Segurança contra assaltos |
- Propor ações para o condomínio prevenir ocorrências e minimizar seus males
- Conscientizar moradores da necessidade de seguir os procedimentos adotados
- Verificar se procedimentos estão sendo cumpridos e se equipamentos estão em ordem e sendo utilizados corretamente |
Comissão de segurança: deve envolver síndico, zelador, e se possível condôminos voluntários |
As quadrilhas que assaltam condomínio são, em geral, muito bem armadas e equipadas, e suas ações contam com planejamento.
Com tais “opositores”, os condomínios não podem se dar ao luxo de atuar amadoristicamente. É necessário ter uma atenção constante para este aspecto.
Um dos maiores empecilhos, atualmente, é a não-colaboração dos moradores sobre os procedimentos adotados.
Saiba mais: Campanha Contra Assaltos SíndicoNet |
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