Desejo instaurar um auxilio de custo para gasolina e telefonia do sindico, como proceder com lisura?

Sou sindico a 4 anos e, como de costume, não pago a taxa mensal, e não recebo qualquer beneficio que não seja esse.De algum tempo pra cá, principalmente em épocas de reforma esses custos sobrem razoavelmente. Nunca lancei qualquer valor a titulo de compensação, mas a coisa esta pesando no bolso e não quero ficar nem mais um dia no prejuizo. no entando quero agir da melhor forma possível, com a maior lisura possível. É dificil quantificar essas despesas pois é muito complicado tomar nota de todas as ligações feitas ou dos kms rodados a serviço do prédio.