O processo de realizar cotações de produtos e serviços para o condomínio também tem seus segredos. Muitos já perceberam que, se não forem levados em conta alguns procedimentos básicos, este processo pode se tornar desgastante: seja por erros ou omissões nas informações fornecidas às empresas, seja por não checar referências destas ou escolher apenas pelo preço mais baixo, ou outros motivos que serão abordados nesta matéria.
Antes de mais nada, convém destacar que o papel do zelador é muito importante para o andamento das cotações. É ele que deve agendar e atender as visitas técnicas, e esclarecer dúvidas por telefone, para não sobrecarregar o síndico ou o responsável, na administração, pela realização de cotações.
Seguem abaixo as sugestões de 5 cinco passos importantes para realizar uma cotação bem sucedida:
Primeiro passo - Selecionando empresas a serem cotadas
- Observar se a proximidade geográfica entre empresa e condomínio é relevante para o serviço ou produto cotado
- Ver o site da empresa. Normalmente aí há informações sobre os serviços e produtos a serem cotados, algumas especificações técnicas dos mesmos, certificações e referências da empresa, outros clientes, anos de atividade, entre outras.
- Se as informações acima não são fornecidas no site da empresa, deve-se averiguá-las junto à mesma
- Selecionar pelo menos 5 empresas para serem cotadas. É muito comum que uma ou outra empresa não possa atender às exigências da cotação, por diversos motivos. Cotando com 5 empresas, caso uma ou duas não possam atender, ainda sobram pelo menos três, e assim não há necessidade de buscar novo fornecedor.
Segundo passo - Descrevendo a solicitação
- Este passo é essencial, mas muitas vezes negligenciado. Uma cotação bem solicitada evita muitos problemas e reduz muito o tempo de atendimento.
- Deve-se detalhar ao máximo o serviço ou produto pretendido, mas sem perder a objetividade, ou seja, fornecer o máximo de informações que possam ser realmente importantes para a empresa ou profissional.
- Solicitar ou confirmar detalhes técnicos com o zelador
- Se necessário, o portal SíndicoNet disponibiliza um serviço (para sp e rj) chamado Inspeção Express que envia um Engenheiro ao condomínio para elaborar um relatório técnico sobre a obra ou serviço que será orçado.
- Definir se é estimativa de custo ou orçamento (em caso de serviços)
A estimativa de custo é mais adequada quando o condomínio ainda não tem nada decidido, e quer ter apenas uma idéia aproximada de custo para a realização de um determinado serviço.
Esta prática não é aplicável a todos os casos, mas em algumas situações é bastante útil, pois o processo fica mais ágil e objetivo, evitando-se muitas vezes a necessidade de visitas técnicas.
Já o orçamento é mais adequado quando realmente existe a intenção de contratar um determinado tipo de serviço, seja de imediato, seja futuramente.
- Observar se é possível ou necessário anexar à solicitação fotos ou documento com detalhes técnicos
Terceiro passo - Informações complementares
- Definir o prazo ideal para respostas. Cotações que exigem visitas técnicas devem ter um prazo de, no mínimo, 2 semanas.
- Agendar a visita de forma segura e que evite desencontros: solicitar RG e nome do técnico para visitas técnicas. O portal SíndicoNet tem um modelo de agendamento para visitas técnicas que você pode utilizar: Clique aqui
- Localização: passar referências para o fornecedor ter fácil acesso ao local
- Deixar telefone do zelador para esclarecimento de eventuais dúvidas por parte do Fornecedor cotado
- Deixar claras algumas condições básicas, exigências e/ou observações para a cotação. Por ex.: visitas técnicas sem prévio agendamento não serão recebidas.
Quarto passo - Analisando orçamentos
- Não caia na tentação de fechar com preços muito baixos, ou de o preço ser o único critério de escolha
- É importante checar as referências da empresa e do produto solicitado
- Em contratação de serviços, é essencial ter um contrato, e que ele defina todos os itens importantes. Saiba mais sobre este e outros itens no Guia SíndicoNet Contratação de Serviços
- Observar as garantias oferecidas
- Use a Planilha SíndicoNet Análise de Cotações para auxiliá-lo na exposição das contratações junto à assembléia
- Observe como foi o atendimento da empresa durante o processo de cotação: se foi ágil, prestativo, etc.
Quinto passo - Encerrando o processo de cotação
- Assim que definir a empresa, informar às outras sobre o encerramento do processo. É importante para não ter de lidar com retornos desnecessários, além de ajudar a manter o bom relacionamento da sua gestão e do condomínio com as empresas do setor
- O encerramento do processo não acontece apenas quando se define qual a empresa escolhida. Pode haver outros motivos, como desistência do condomínio em realizar o serviço ou adquirir o produto, ou o adiamento da contratação/aquisição.
Itens relacionados:
- Serviço de Inspeção Express (elaboração de relatórios técnicos pré-cotação)
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