Qual o procedimento mais adequado para entrega de encomendas à unidade, pelo livro de protocolo?

Pois no condomínio que estou morando atualmente, o responsável pela sala de correspondências liga no interfone da unidade e avisa que há encomenda daquela unidade. Qualquer pessoa que ir buscar, pode assinar o protocolo e levar a encomenda. Pode ser uma diarista, um parente, etc. Esta pessoa assina em nome do real destinatário. Caso o morador não concorde com eles procedimento ele deve deixar por escrito, que somente ele (o destinatário) será o responsável pela retirada. Não deveria ser o contrário? Ou seja, entregar somente ao destinatário, onde somente ele poderá assinar o livro de protocolo? Exceto se ele autorizar uma pessoa especifica para fazer isso em seu nome? O procedimento atual não pode colocar em risco o próprio condomínio, caso o destinatário alegue que não conhece a pessoa que assinou por ele? Além da questão de privacidade.