Como faço para ter a convenção condominial e outros docs de prédio com 4 aptos?

Moro em um prédio de 2 andares com 4 apartamentos. Não temos CNPJ aberto e nem ata de assembleia determinando o valor do condomínio. Na verdade entre os 4 moradores estipulamos um valor mensal para pagar a conta de água e luz do prédio da área comum, da faxina da área comum e do guardinha da rua e um valor para ficar em caixa mensal para fazer um fundo. Ocorre que um dos moradores está sem pagar o condomínio há 7 meses e apesar dos e-mails cobrando eles com a planilha de controle, não temos resposta e nem o pagamento. Sei que preciso fazer a ata de eleição do sindico e a ata estipulando o valor do condomínio, mas para isso eu tb não preciso fazer a convenção do condomínio? Me disseram que qdo sai a bitz é obrigatório ter a convenção do condomínio. Não temos conhecimento desta convenção. Será que ela fica no cartório e ela existe mesmo? Se ela existir eu posso utilizá-la ou ainda tenho que abrir CNPJ e fazer as atas de eleição do sindico e de valor do condomínio? Pergunto isso para eu poder executar o morador devedor e tb para regulamentarmos nosso condomínio, Quem puder me ajudar com estas questões eu agradeço muito.