O síndico retira as páginas do livro de ocorrências

1 - Um morador registra uma queixa qualquer no livro que fica na portaria; 2 - O síndico a retira e arquiva em sua pasta, no escritório; 3 - O acesso aos documentos que estão no escritório é vedado aos moradores, o que é óbvio; O correto não seria deixar as páginas no livro e este na portaria, para que todos se acercassem do que ocorre?