O sindico pode exigir que todas as reclamações sejam feitas formalmente?

Posso exigir que todas as reclamações sejam feitas formalmente " formulário próprio" ou e-mail e que o reclamante se identifique e coloque dia, horário, apartamento e bloco da pessoa a quem ele esta reclamando? Penso que como não tenho por profissão ser sindico e desta forma, não estou no condomínio o tempo todo e mesmo que estivesse não teria como fiscalizar e ver tudo pessoalmente e afim de evitar interesses pessoais de quem reclama e podendo a pessoa que pode vir a receber uma notificação ou até mesmo uma multa, poder se defender e dizer que não estava fazendo o que o reclamante diz, como devo agir neste caso?