Assembleias de condomínio

Como conduzir uma Assembleia

Organização e objetividade garantem reunião rápida e bem sucedida

Organização e objetividade garantem reunião rápida e bem sucedida

Quórum baixo, assembleia prolongada, brigas, e nada decidido. Quem quer participar de uma reunião desse tipo?

Para evitar que essa cena de terror aconteça no seu condomínio, o SíndicoNet elaborou um passo a passo de como uma assembleia deve ser preparada e conduzida. Confira:  

 

Preparação dos participantes

  • A parte anterior à assembleia é o primeiro passo para garantir que o evento transcorra com organização e tranquilidade. A convocação deve ser feita como manda a convenção do condomínio – caso contrário, as decisões tomadas pela coletividade podem ser invalidadas judicialmente.
  • O ideal é municiar o condômino com todo o tipo de informação possível antes da reunião, para que ele tenha tempo de refletir sobre os dados, elaborar perguntas e até de trocar algumas ideias com os vizinhos. Dessa forma, ninguém se sente surpreso com o valor do reajuste da taxa ou com o preço da pintura da fachada no momento da assembleia.
  • O uso da internet pode ser um aliado importante para este fim. Por isso, ferramentas como listas de e-mails, facebook, site do condomínio, blogs, fóruns, assembleia virtual, podem ser extremamente úteis para promover e antecipar o debate entre os participantes.
  • Outro item importantíssimo para que a futura assembleia tenha um bom andamento é a definição das pautas. Estas devem ser claras, pertinentes, necessárias e não muito extensas. A quantidade também é determinante. O máximo recomendado são quatro pautas por assembleia, para evitar que o evento se alongue demais.
  • Atrair os condôminos é fundamental. Coloque observações no edital, como: "A sua presença é indispensável para o bom andamento e valorização do nosso patrimônio"; "Os ausentes, por Lei, deverão acatar com todas as decisões tomadas". O síndico e a administradora devem continuar chamando os condôminos para a reunião, com lembretes no quadro de avisos do condomínio, quinze dias antes, uma semana antes, dois dias antes do evento e na própria data também. (veja aqui mais dicas sobre como ter uma assembleia cheia)
A preparação também pode variar de acordo com a finalidade de cada assembleia:
  • Aprovação de contas: Mande antes da reunião uma prévia do que será falado. Um atualizado das despesas do condomínio, com o quanto se gasta atualmente com pessoal, concessionárias, e principais itens de manutenção. Para a ocasião, as pastas devem estar todas aprovadas pelo conselho, que deve vistá-las mensalmente. (saiba mais sobre prestação de contas)
  • Previsão orçamentária: Envie, com antecedência, os valores já com reajustes previstos para o período – inflação de contratos, reajustes, média de dissídio. (saiba mais sobre previsão orçamentária)
  • Eleição de síndico: caso haja mais de um interessado, é possível que os mesmos conversem com o síndico atual com antecedência e mandem para os outros condôminos suas propostas de trabalho. (saiba mais sobre candidaturas a síndico)
  • Convocações específicas: - envidraçamento de sacadas ou obras, por exemplo - : o síndico pode já mandar os orçamentos colhidos, e as informações técnicas com antecedência.

Ambiente

  • Antes da reunião começar, se possível, coloque uma música ambiente suave, ou até um DVD com um tema leve. Músicas agitadas não são recomendadas. Outro toque simpático é oferecer um cafézinho com biscoito para os presentes. Esse tipo de cuidado vai criando um ambiente mais propício para a conversa e para o entendimento entre os vizinhos.
  • Se possível também, as cadeiras podem ser dispostas em um círculo, facilitando a comunicação face-a-face.
  • Inicie sempre no horário (geralmente na segunda chamada, uma vez que a participação da primeira dificilmente é alcançada).
  • Mantenha o material (orçamentos, provisão orçamentária, extratos bancários, fotos de obras e serviços etc.) organizado e, se possível, mostre aos condôminos por meio de retro-projetor ou computador, por exemplo, tornando a reunião menos cansativa.
  • Outra boa medida é levar cópia da Convenção e do Regulamento Interno, para possível consulta.

CONDUÇÃO DA REUNIÃO

O primeiro passo é decidir pelo presidente da mesa. Peça fundamental para o bom andamento do evento, o recomendável é que o presidente seja alguém respeitado por todos, neutro e que não pertença a nenhuma “panelinha” do condomínio.

Também é de extrema importância que o presidente da mesa saiba se colocar no momento certo, evitando que os moradores que demandam mais atenção fujam do tema que está sendo debatido.
 
Além disso, deve-se observar o horário de início da reunião. É uma boa maneira de prestigiar os presentes, e não os ausentes, ou atrasados. Outra forma de se manter a ordem é dar certo período de tempo para cada assunto na pauta – e no máximo cinco minutos a mais, caso a maioria decida por mais explicações sobre o tema.
 
Veja algumas sugestões sobre o tempo necessário para os seguintes assuntos – caso o material de apoio já tenha sido enviado com antecedência, como foi sugerido acima:
  • Prestação de contas: de 20min a 25 min
  • Previsão orçamentária: de 10 min a 15 min
  • Eleição: geralmente feita por aclamação, 5 minutos. Mas se houver mais candidatos, calcule 3 minutos para cada um
  • Aprovação de obras: de 15 min a 20 min
Para que a reunião transcorra da melhor forma possível, a ordem do dia deve deixar os temas mais polêmicos para o final. Assim, os outros assuntos são decididos com mais tranquilidade.
 

Objeções

Mesmo com toda essa organização, há algo que pode minar o sucesso de uma assembleia: as objeções em excesso ou a vontade, de alguns moradores, de debaterem assuntos que não são coletivos durante a reunião.
 
Para aqueles que pedem a palavra a todo momento e desejam mais explicações sobre contas já aprovadas, ou sobre um orçamento cotado, ou em relação a um item muito específico de qualquer coisa debatida, pode-se oferecer uma atenção especial em outro momento, para evitar atrasar a ordem estabelecida para o dia.
 
Uma sugestão é que se coloque em votação se a dúvida é da maioria dos presentes ou não. Assim, o morador em questão não se sente injustiçado e, se o assunto realmente for de interesse geral, tem mais espaço para discussão.
 
É importante que os moradores não fiquem sem resposta para as suas questões. Mesmo que repetitivas,as perguntas devem ser respondidas – o que pode acontecer em outro momento, que não na assembleia.
 

Perda de foco

Outro problema recorrente em assembleias são aqueles que querem discutir assuntos privados. Nesse caso, o ideal é que o presidente da mesa explique que o tema não é de interesse geral, mas que o síndico pode procurá-lo em outro momento, ou depois da assembleia, para falar sobre o problema. Deve-se ressaltar que a assembleia é o momento para debater os assuntos referentes à comunidade.
 
Veja abaixo algumas frases que o presidente da mesa pode usar para manter a objetividade da reunião:
  • “Esse assunto será debatido mais tarde”
  • “Me desculpe, mas o tema não é de interesse coletivo”
  • “O item já foi discutido e aprovado”
  • “Senhores, temos mais três minutos para decidir sobre esse assunto, depois passamos para o próximo item da pauta”
  • “Esse tema não está na pauta do dia”
  • “Podemos discutir esse assunto em particular”

Ânimos exaltados

  • Em uma assembleia, os condôminos muitas vezes sabem quem pode ou não conturbar. É importante identificar antes quem costuma agredir ou ofender os demais para não deixar essa pessoa “crescer”.
  • O presidente é o responsável pela ordem na assembleia. Cabe a ele advertir aquele que estiver perturbando os demais pela sua postura hostil durante a reunião
  • Se isto não for suficiente, em último caso, o presidente, com a anuência dos presentes, pode solicitar a retirada do perturbador ou suspender os trabalhos, determinando nova data para a continuação dos trabalhos (assembleia em sessão permanente). (saiba mais sobre brigas e discussões em assembleias)

Depois da reunião:

Com o fim das discussões agendadas, é possível que os vizinhos e síndicos fiquem ali conversando sobre a reunião. O presidente da mesa, auxiliado pelo funcionário da administradora de condomínio, redige a ata da reunião, que tem data limite para ser entregue aos outros moradores, expressa na convenção.
 
Aproveite o momento para tirar alguma dúvida pendente que tenha ficado para trás por falta de tempo – ou por interesse de algum morador.

Fontes consultadas: Fabio Fiorini, diretor executivo da Net Branding consultoria, Gabriel Karpat, presidente da administradora GK, Nilton Savieto, consultor do SíndicoNet e síndico profissional, José Roberto Iampolsky, presidente da administradora Paris condomínios, Julio Harold, gerente regional de condomínios da Auxiliadora Predial, Conteúdo SíndicoNet

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