Assembleia digital

Dicas para realizar uma assembleia de condomínio online

Como rotina em qualquer condomínio, realizar uma assembleia para resolver pendências e tomar decisões sempre foi algo tradicional, importante e necessário.

No entanto, assim como em outras atividades, a ideia de realizá-la em ambiente online tem sido cada vez mais buscada por administradoras para contornar as normas de isolamento social.

A assembleia de condomínios online possui a mesma estrutura de funcionamento que uma presencial. Adicionado ao ambiente virtual, barreiras físicas são ultrapassadas, tornando-se uma ótima solução para quem enfrenta problemas com presença, organização e objetividade.

Sendo assim, a Group Software, empresa referência no país em desenvolvimento de sistemas para condomínios, preparou algumas dicas, abordando tudo o que é necessário saber sobre assembleia online. Acompanhe:

A legalização da Assembleia Online

Primeiramente, ao pensarmos em assembleia online, surgem muitas dúvidas quanto à legalidade do método. É  importante esclarecer que, no dia 14/05/2020, foi aprovado pela Câmara dos Deputados o Projeto de Lei 1.179/2020, que será estenderá até o fim da epidemia da Covid-19 no Brasil.

Em seu texto, a lei autoriza especificamente a execução de assembleias online. A medida foi tomada a partir do cenário de pandemia, realizando, também, cortes temporários em atividades presenciais e flexibilizando a relação de devedores em alguns segmentos, como, por exemplo, inquilinos com atraso no aluguel.

Como organizar uma Assembleia Online?

A assembleia online funciona a partir de uma plataforma online ou sistema de software para a administradora de condomínios, que possibilita que os condôminos tomem conhecimento sobre questões importantes, tudo de forma digital. 

Dessa forma, a realização da assembleia é feita de forma automática, assim como a contabilização dos resultados de uma votação. No entanto, para que tudo ocorra bem, é preciso se atentar a alguns fatores, como:

• edital e convenção: o primeiro passo para adotar a assembleia online é alterar a convenção do condomínio, caso ele determine que as reuniões devem ocorrer de forma presencial. Contudo, para isso, é preciso aprovação de 2/3 dos condôminos. Esse momento também pode ser útil para fazer o edital da assembleia;
• pautas: o ideal é iniciar com pautas mais leves e simples que não vão gerar grandes discussões, para que, assim, ocorra maior aceitação por parte dos condôminos;
• votações: é importante fazer uso da certificação digital, para que cada morador tenha uma assinatura eletrônica. Esse recurso, além de garantir maior segurança contra o risco de ocorrer fraudes, proporciona maior autenticidade dos votos.

Vale ressaltar que a assinatura eletrônica garantirá segurança, uma pauta simples resultará em maior produtividade e a realização em ambiente virtual trará flexibilidade e autonomia para os condôminos.

Quais são os benefícios da Assembleia Online?

O objetivo das assembleias de condomínios é discutir e decidir a respeito de situações que fazem parte da rotina dos condôminos. Nesse sentido, a assembleia online nada mais é que uma versão online da reunião tradicional.

O funcionamento será igual ao do ambiente físico só que aliado às vantagens do virtual. Para que possa compreender melhor, conheça alguns benefícios que a nova modalidade oferece:

• maior participação dos condôminos - naturalmente, devido à correria do dia a dia, é bastante comum o registo de faltas nas assembleias. Em uma situação de quarentena então, em que é proibido aglomeração de pessoas em um espaço físico, fica ainda mais complicado. Nessas circunstâncias, optar pela assembleia online se tornou uma necessidade para dar sequência às questões condominiais.

Por exemplo, suponhamos que a assembleia foi marcada em um sábado, mas três moradores estão viajando de férias, outro a trabalho e um está doente. No digital, o morador que está doente pode participar de sua casa com tranquilidade e os que estão viajando podem acessar a assembleia pelo app de onde estiverem.

Com isso, escolher um sistema online resultará em mais autonomia e praticidade para o condômino. Isso porque ele poderá assistir e votar por meio do celular, dispensando a necessidade de um encontro presencial. Ou seja, essa ação, além de garantir mais agilidade e precisão no processo de decisão, também transcende o isolamento social.

• reduz a falta de objetividade - um dos principais motivos para ocorrer um número significativo de faltas nas assembleias presenciais é a falta de objetividade. Ou seja, assuntos que poderiam ser resolvidos em questão de minutos acabam levando horas e isso gera, como consequência, a ausência da participação dos condôminos.

Contudo, a partir do momento em que a assembleia é realizada online, esse problema é solucionado. Já que a tomada de decisão é exercida de forma objetiva e online, por meio de enquetes, as discussões são amenizadas e o processo executado de forma mais rápida. Vale considerar que, por meio de um software, é possível anexar atas e documentos, complementando a assembleia online.

• economia de tempo e dinheiro - uma vez implementada a assembleia online no condomínio, é perceptível a eliminação de gastos referentes à locação de cadeiras e outros materiais necessários para a realização da reunião. Além disso, por dispensar a necessidade de estar presente, os condôminos gastam menos tempo na decisão dos assuntos do condomínio. Outra vantagem é o fato de que o sistema online disponibiliza para os moradores um resumo das discussões que foram realizadas, facilitando a compreensão dos assuntos em pauta.

Quais são as plataformas de Assembleia Online

Assembleias online são feitas por meio de softwares, mas isso não aplica apenas a computadores. Como já mencionamos, tudo pode ser feito na palma da mão, por meio de aplicativos.

Softwares online para administradora de condomínios são responsáveis por oferecer diversas vantagens para a gestão condominial, como:

• Mobilidade;
• Segurança;
• Videoconferência;
• Automação de vários processos;
• Redução de custos;
• Informações atualizadas em tempo real;
• Comunicados segmentados;
• Envio de cobrança automático;
• Ligação inteligente;
• Integração com o WhatsApp;
• Relatórios financeiros;
• Rede social;
• Backup e melhor armazenamento de dados, entre outras.

Como a plataforma é armazenada na nuvem, além de dispensar gastos com servidores, ela também provê imensa mobilidade, praticidade e segurança. Basta ter acesso à internet para poder usufruir da plataforma de onde e quando quiser. Fora isso, uma vez que todos os dados serão digitalizados e armazenados na nuvem, não há necessidade de se preocupar com falhas técnicas nos computadores. As informações estarão guardadas da forma mais segura possível.

Um software online também oferece automações, capazes de eliminar tarefas repetitivas e desgastantes. A partir disso, é notável uma drástica redução de custos e otimização do esforço, trazendo melhores resultados.

Fonte: Assessoria de Imprensa do Group Software.

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