A ata da assembleia
Como elaborar, quem redige e a necessidade de se fazer o registro em Cartório
Por Inaldo Dantas*
Ao contrário do que muita gente pensa, a feitura da ata não é atribuição do síndico (até que enfim algo que não “sobra” pra ele!!!), e sim de um secretário especialmente escolhido pelo presidente da assembleia. É vedado ao síndico secretariar ou presidir os trabalhos (assim prevê a grande maioria das convenções).
Na verdade, não existe um modelo padrão de ata. Por se tratar de uma narrativa do que acontece na reunião, ela deve ser clara e objetiva, devendo-se evitar narrativas longas, sem esquecer de registrar tudo o que foi decidido, enumerando o quorum de cada deliberação (principalmente os temas polêmicos).
Para isso, deve-se seguir alguns requisitos, a saber:
- Deve haver abertura e encerramento;
- A pauta deve ser transcrita, assim como o nome do presidente e do secretário;
- Pode ser redigida no ato, diretamente no livro ou por meio de computador, e não há nada que proíba ser aprovada ao final da reunião, porém, deve ser lida na próxima assembleia.
- É importante registrar se a Assembleia foi realizada em primeira ou em segunda convocação;
- Quando solicitado, deve-se registrar voto contrário assim como qualquer declaração e/ou manifestação dos condôminos;
- Não há necessidade de assinatura dos presentes, sendo bastante a do presidente e do secretário, desde que haja registro de presença.
- Não existe nenhuma obrigatoriedade quanto ao registro das atas em cartório (títulos e documentos), porém, algumas são mais importantes, e se faz necessário registrá-las, como: eleições de síndico, reajuste de taxa de condomínio, criação de taxa-extra, bem como todas aquelas que tenham sido tomadas em decisões polêmicas.
- O síndico, até 08 dias após a realização da assembleia, deve dá conhecimento aos condôminos do que foi decidido na reunião. Cópia da ata distribuída a todos, supre esta necessidade.
MODELO: Ata da Assembleia Geral Ordinária do condomínio Modelo, realizada em xx/xx/xxxx.
Aos x dias do mês de xx de xxxx, na sede deste condomínio, reuniram-se em Assembleia Geral Ordinária, os condôminos representantes das unidades 702, 202, 309, 402, 205, 104, 105, 107, 108, 109, 204, 207, 209, 210, 307, 308, 407, 408, 409, 410, 504, 506, 507, 508, 509, 510, 607, 608, 609, 610, 704, 707, 708, 709, 710, 807, 808, cujas assinaturas constam da lista de presença, os quais, em segunda convocação, deram início aos trabalhos.
Como pauta constaram os seguintes assuntos:
1) Prestação de contas do ano findo;
2) Apresentação do orçamento para o próximo ano;
3) Aprovaçao do valor da taxa de condomínio para o presente exercício e
4) Eleição de síndico, sub-síndico e membros do conselho fiscal. Os presentes elegeram como presidente dos trabalhos o condômino "X", que designou a mim, Inaldo Dantas, para secretariar. Antes de se apreciar a ordem do dia, foi procedida a leitura da ata da assembleia anterior, realizada em xx de xx de xxxx, a qual foi aprovada por unanimidade e sem emendas.
O Sr. presidente colocou em debate o primeiro assunto da pauta:
Prestação de contas do ano findo: O Sr. Presidente concedeu a palavra ao síndico, Sr. fulano, o qual apresentou as pastas contendo toda a documentação referente ao movimento financeiro do ano de anterior, documentação esta que foi submetida ao conselho fiscal onde seus membros apresentaram parecer favorável a sua aprovação.
As pastas foram disponibilizadas aos presentes, onde todos se deram por satisfeitos com a explanação e divulgação da documentação. Após os esclarecimentos necessários, o Sr. Presidente solicitou ao presidente do Conselho Fiscal que se pronunciasse quanto as pastas, tendo o mesmo lido o parecer aos presentes, apontando para a legalidade da documentação, lisura nos números e por conseqüência, favorável a sua aprovação. Posto em votação, as contas do ano de 2009 foram aprovadas por unanimidade dos presentes.
Dando continuidade aos trabalhos, passaram os presentes a debater o segundo assunto da pauta:
Apresentação do orçamento para o ano presente: O Sr. Presidente concedeu a palavra ao representante da empresa administradora responsável pelo condomínio, Sr. Beltrano de Tal, o qual distribuiu com os presentes uma planilha de despesas para o ano, contendo o custo mensal com as despesas ordinárias além da previsão do fundo de reserva, onde os números apresentavam a necessidade de reajuste da taxa de condomínio no índice de 12% (doze por cento).
Após calorosas discussões sobre os números, o Sr. Presidente abriu prazo de 5 (cinco) minutos para registro de propostas onde apenas o condômino José das Contas (apto xxx) propôs que o reajuste não fosse aplicado neste primeiro mês, em face de despesas referente ao início do ano que todos os condôminos têm que suportar, a exemplo de IPVA, matrícula de colégio, entre outros, porém, não contestando o índice proposto pela planilha apresentada.
Encerrado o debate, o Sr. Presidente, atendendo ao item 03 (três) da pauta, procedeu a votação da proposta acima, tendo sido a mesma aprovada por todos, passando a nova taxa de condomínio a sofrer um reajuste de 12% (doze por cento) a partir do mês de fevereiro deste ano.
Como último assunto da pauta, foi dado conhecimento aos presentes da necessidade de se eleger novo síndico bem como membros do conselho fiscal, em face de término de mandato dos atuais. Como de praxe, foi concedido prazo de 10 (dez) minutos para registro das chapas interessadas em disputar a eleição, onde apenas surgiram como candidatos a atual gestão.
Assim, dando continuidade aos trabalhos, o Sr. Presidente procedeu a votação, tendo sido reeleitos para um novo mandato de dois anos a contar desta data, os seguintes condôminos:
Síndico:xxxxxxx;
Subsíndico: xxxxxxxx .
Membros Efetivos do Conselho Fiscal: wwww, ddddd e ccccc,
sendo presidente o Sr.wwww.
Ao síndico será concedido a isenção da taxa de condomínio.
Esgotados todos os assuntos da pauta, foi facultada a palavra aos presentes, onde ninguém fez uso, dando a presidente por encerrada a assembleia.
Às 22:30 horas, nada mais havendo a tratar, foi por ordem do Sr. Presidente, encerrada a Assembleia e lavrada a presente Ata, que vai por ele e por mim, secretário, assinada.
São Paulo, xx de xx de xxxx.
Presidente_________________________________________
Secretário_________________________________________
(*) Inaldo Dantas é Advogado, Síndico Profissional, Administrador de Condomínios, Presidente do Secovi-PB, Editor da Revista Condomínio, Colunista do Jornal Sindiconews, Comentarista da Band-TV Clube, Palestrante e autor do Livro “O Condomínio ao Alcance de Todos”.
