Atribuições do Síndico

Delegar tarefas alivia sobrecarga do síndico

É fundamental delegar tarefas e dividir responsabilidades para aliviar o trabalho do síndico

Por Mariana Ribeiro Desimone

04/11/10 10:19 - Atualizado há 4 meses


A falta de tempo e o excesso de responsabilidades são comuns na vida de grande parte dos síndicos.

Por isso, é fundamental dividir tarefas com o corpo diretivo (conselho e subsíndico), com o zelador e também com condôminos em geral, através da formação de comissões para assuntos específicos, como obras e áreas de lazer.

Além de aliviar a carga do síndico, a divisão de tarefas também é importante para envolver a comunidade condominial na gestão do bem comum.

O ideal é que o síndico seja um coordenador das atividades necessárias à administração, e que os outros envolvidos assumam algumas ações em setores determinados. Estes envolvidos trabalharão em conjunto com o síndico, mas vale ressaltar que a responsabilidade final sobre a gestão ainda caberá ao síndico.

As informações abaixo trazem uma sugestão de divisão de tarefas, dentro da filosofia exposta acima.

Estamos assumindo que o condomínio conta com uma empresa administradora ou escritório de contabilidade. A estes cabem, normalmente, algumas ou todas as seguintes funções básicas:

Portanto, a empresa administradora ou escritório de contabilidade realizam trabalhos de base, restando para o Corpo Diretivo, o zelador e as comissões específicas complementar e/ou fiscalizar este trabalho.

No final de cada seção terão links para matérias informativas sobre assuntos relativos a cada setor.

Setor de Inadimplência

Ações necessárias

Sugestão de divisão

Conselheiros + Administradora

Observações

À empresa administradora do condomínio deve-se deixar o controle e a cobrança.

A proposição de acordos de parcelamento de dívida e o estudo de medidas para conter ou combater a inadimplência pode ser dividido por síndico e conselho, bem como as ações para remediar o “buraco” no caixa.

Saiba mais: Guia Inadimplência

Relação com a empresa administradora / finanças

Ações necessárias

Fiscalização da empresa quanto à regularidade na condução dos pagamentos e administração do dinheiro do condomínio:

Sugestão de divisão

Conselheiros

Observações

Este setor já faz parte das atribuições legais do Conselho Fiscal.

O acompanhamento mensal (no mínimo) é necessário para identificar problemas rapidamente, evitar o risco de fraudes e analisar os documentos com calma. Se isto for feito apenas uma vez por ano, dificilmente terá eficácia.

A CND (Certidão Negativa de Débito) das obrigações trabalhistas pode ser regularmente solicitada também no site da Receita Federal, basta ter o CNPJ do condomínio

Saiba mais: Guia Financeiro

Funcionários

Ações necessárias

Sugestão de divisão

Zelador

Observações

Se funcionários forem terceirizados, o zelador ou o síndico não devem distribuir tarefas para não configurar vínculo empregatício.

Neste caso, o contato deve ser direto com o supervisor da empresa contratada. Saiba mais: Guia Funcionários | Guia Terceirização

Manutenção preventiva

Ações necessárias

Sugestão de divisão

Zelador

Observações

O zelador precisa ser pró-ativo em relação à manutenção dos equipamentos e estrutura do condomínio.

Não basta identificar problemas, é preciso antecipar-se, criar um calendário de manutenção e fazer vistorias periódicas em todos os itens e áreas.

Saiba mais: Guia Check-up Predial

Obras

Ações necessárias

Sugestão de divisão

Comissão de obras (formada por condôminos que não estão no Corpo Diretivo) ou subsíndico

Observações

Obras sempre dão muito trabalho, porque para seu sucesso é necessário acompanhamento muito próximo.

Por isso, muitos condomínios formam uma comissão específica para o assunto, geralmente tirada em assembleia.

Saiba mais: Guia Obras

Relação com condôminos

Ações necessárias

Sugestão de divisão

Subsíndico

Observações

O relacionamento com os condôminos muitas vezes é a parte mais espinhosa de uma gestão.

Por isso, é interessante que uma pessoa esteja cuidando especificamente desse aspecto, para não descuidá-lo por excesso de tarefas.

Pode ser bastante útil criar canais de comunicação de duas mãos, tanto para saber o que estão pensando os condôminos, quanto para tornar transparentes as ações da administração.

Saiba mais: Crie Campanhas Internas | Guia Problemas de Convivência | Modelo: Pesquisa de Satisfação

Lazer

Ações necessárias

Sugestão de divisão

Comissão de lazer (formada por condôminos que não estão no Corpo Diretivo) e/ou zelador

Observações

A manutenção dos equipamentos do playground merece atenção especial, porque brinquedos com problemas na estrutura ou com materiais inadequados podem causar acidentes graves.

Em muitos condomínios tem crescido a atenção para a terceira idade, com programação de ações específicas.

Em condomínios com muitas crianças, é interessante ter atividades programadas (como aulas e eventos) para direcionar a energia delas.

Saiba mais: Manutenção de Playgrounds | Recreação em condomínios

Segurança contra assaltos

Ações necessárias

Sugestão de divisão

Comissão de segurança: deve envolver síndico, zelador, e se possível condôminos voluntários

Observações

As quadrilhas que assaltam condomínio são, em geral, muito bem armadas e equipadas, e suas ações contam com planejamento.

Com tais “opositores”, os condomínios não podem se dar ao luxo de atuar amadoristicamente. É necessário ter uma atenção constante para este aspecto.

Um dos maiores empecilhos, atualmente, é a não-colaboração dos moradores sobre os procedimentos adotados.

Saiba mais: Guia sobre Segurança