04/11/10 10:19 - Atualizado há 4 anos
A falta de tempo e o excesso de responsabilidades são comuns na vida de grande parte dos síndicos.
Por isso, é fundamental dividir tarefas com o corpo diretivo (conselho e subsíndico), com o zelador e também com condôminos em geral, através da formação de comissões para assuntos específicos, como obras e áreas de lazer.
Além de aliviar a carga do síndico, a divisão de tarefas também é importante para envolver a comunidade condominial na gestão do bem comum.
O ideal é que o síndico seja um coordenador das atividades necessárias à administração, e que os outros envolvidos assumam algumas ações em setores determinados. Estes envolvidos trabalharão em conjunto com o síndico, mas vale ressaltar que a responsabilidade final sobre a gestão ainda caberá ao síndico.
As informações abaixo trazem uma sugestão de divisão de tarefas, dentro da filosofia exposta acima.
Estamos assumindo que o condomínio conta com uma empresa administradora ou escritório de contabilidade. A estes cabem, normalmente, algumas ou todas as seguintes funções básicas:
Portanto, a empresa administradora ou escritório de contabilidade realizam trabalhos de base, restando para o Corpo Diretivo, o zelador e as comissões específicas complementar e/ou fiscalizar este trabalho.
No final de cada seção terão links para matérias informativas sobre assuntos relativos a cada setor.
Ações necessárias
Sugestão de divisão
Conselheiros + Administradora
Observações
À empresa administradora do condomínio deve-se deixar o controle e a cobrança.
A proposição de acordos de parcelamento de dívida e o estudo de medidas para conter ou combater a inadimplência pode ser dividido por síndico e conselho, bem como as ações para remediar o “buraco” no caixa.
Saiba mais: Guia Inadimplência
Ações necessárias
Fiscalização da empresa quanto à regularidade na condução dos pagamentos e administração do dinheiro do condomínio:
Sugestão de divisão
Conselheiros
Observações
Este setor já faz parte das atribuições legais do Conselho Fiscal.
O acompanhamento mensal (no mínimo) é necessário para identificar problemas rapidamente, evitar o risco de fraudes e analisar os documentos com calma. Se isto for feito apenas uma vez por ano, dificilmente terá eficácia.
A CND (Certidão Negativa de Débito) das obrigações trabalhistas pode ser regularmente solicitada também no site da Receita Federal, basta ter o CNPJ do condomínio
Saiba mais: Guia Financeiro
Ações necessárias
Sugestão de divisão
Zelador
Observações
Se funcionários forem terceirizados, o zelador ou o síndico não devem distribuir tarefas para não configurar vínculo empregatício.
Neste caso, o contato deve ser direto com o supervisor da empresa contratada. Saiba mais: Guia Funcionários | Guia Terceirização
Ações necessárias
Sugestão de divisão
Zelador
Observações
O zelador precisa ser pró-ativo em relação à manutenção dos equipamentos e estrutura do condomínio.
Não basta identificar problemas, é preciso antecipar-se, criar um calendário de manutenção e fazer vistorias periódicas em todos os itens e áreas.
Saiba mais: Guia Check-up Predial
Ações necessárias
Sugestão de divisão
Comissão de obras (formada por condôminos que não estão no Corpo Diretivo) ou subsíndico
Observações
Obras sempre dão muito trabalho, porque para seu sucesso é necessário acompanhamento muito próximo.
Por isso, muitos condomínios formam uma comissão específica para o assunto, geralmente tirada em assembleia.
Saiba mais: Guia Obras
Ações necessárias
Sugestão de divisão
Subsíndico
Observações
O relacionamento com os condôminos muitas vezes é a parte mais espinhosa de uma gestão.
Por isso, é interessante que uma pessoa esteja cuidando especificamente desse aspecto, para não descuidá-lo por excesso de tarefas.
Pode ser bastante útil criar canais de comunicação de duas mãos, tanto para saber o que estão pensando os condôminos, quanto para tornar transparentes as ações da administração.
Saiba mais: Crie Campanhas Internas | Guia Problemas de Convivência | Modelo: Pesquisa de Satisfação
Ações necessárias
Sugestão de divisão
Comissão de lazer (formada por condôminos que não estão no Corpo Diretivo) e/ou zelador
Observações
A manutenção dos equipamentos do playground merece atenção especial, porque brinquedos com problemas na estrutura ou com materiais inadequados podem causar acidentes graves.
Em muitos condomínios tem crescido a atenção para a terceira idade, com programação de ações específicas.
Em condomínios com muitas crianças, é interessante ter atividades programadas (como aulas e eventos) para direcionar a energia delas.
Saiba mais: Manutenção de Playgrounds | Recreação em condomínios
Ações necessárias
Sugestão de divisão
Comissão de segurança: deve envolver síndico, zelador, e se possível condôminos voluntários
Observações
As quadrilhas que assaltam condomínio são, em geral, muito bem armadas e equipadas, e suas ações contam com planejamento.
Com tais “opositores”, os condomínios não podem se dar ao luxo de atuar amadoristicamente. É necessário ter uma atenção constante para este aspecto.
Um dos maiores empecilhos, atualmente, é a não-colaboração dos moradores sobre os procedimentos adotados.
Saiba mais: Guia sobre Segurança