Atribuições do Síndico

Delegar tarefas alivia sobrecarga do síndico

É fundamental delegar tarefas e dividir responsabilidades para aliviar o trabalho do síndico

Por Mariana Ribeiro Desimone

quinta-feira, 4 de novembro de 2010


A falta de tempo e o excesso de responsabilidades são comuns na vida de grande parte dos síndicos.

Por isso, é fundamental dividir tarefas com o corpo diretivo (conselho e subsíndico), com o zelador e também com condôminos em geral, através da formação de comissões para assuntos específicos, como obras e áreas de lazer.

Além de aliviar a carga do síndico, a divisão de tarefas também é importante para envolver a comunidade condominial na gestão do bem comum.

O ideal é que o síndico seja um coordenador das atividades necessárias à administração, e que os outros envolvidos assumam algumas ações em setores determinados. Estes envolvidos trabalharão em conjunto com o síndico, mas vale ressaltar que a responsabilidade final sobre a gestão ainda caberá ao síndico.

O quadro abaixo traz uma sugestão de divisão de tarefas, dentro da filosofia exposta acima.

Para o quadro elaborado, estamos assumindo que o condomínio conta com uma empresa administradora ou escritório de contabilidade. A estes cabem, normalmente, algumas ou todas as seguintes funções básicas:

Portanto, a empresa administradora ou escritório de contabilidade realizam trabalhos de base, restando para o Corpo Diretivo, o zelador e as comissões específicas complementar e/ou fiscalizar este trabalho.

Na última coluna, há links para matérias informativas sobre assuntos relativos a cada setor.

 

Setores Ações necessárias Sugestão de divisão Observações
Inadimplência - Controle de inadimplentes (unidades e quantias) - Cobrança direta e judicial - Proposição de acordos - Estudo de medidas Conselheiros + Administradora

À empresa administradora do condomínio deve-se deixar o controle e a cobrança.

A proposição de acordos de parcelamento de dívida e o estudo de medidas para conter ou combater a inadimplência pode ser dividido por síndico e conselho, bem como as ações para remediar o “buraco” no caixa.

Guia Inadimplência

Relação com a empresa administradora / finanças Fiscalização da empresa quanto à regularidade na condução dos pagamentos e administração do dinheiro do condomínio: - contas bancárias - balancetes mensais - notas fiscais de produtos e serviços - pagamento de obrigações trabalhistas - pagamento de outras obrigações do condomínio (água, luz, contribuição sindical, etc.) Conselheiros

Este setor já faz parte das atribuições legais do Conselho Fiscal. O acompanhamento mensal (no mínimo) é necessário para identificar problemas rapidamente, evitar o risco de fraudes e analisar os documentos com calma. Se isto for feito apenas uma vez por ano, dificilmente terá eficácia.

www.mpas.gov.br

Guia Financeiro

Funcionários - Distribuição de tarefas - Escala de trabalho - Controle de horários, faltas e folgas - Controle do estoque de materiais e equipamentos de proteção Zelador

Se funcionários forem terceirizados, o zelador ou o síndico não devem distribuir tarefas para não configurar vínculo empregatício.

Neste caso, o contato deve ser direto com o supervisor da empresa contratada.

| Guia Terceirização

Manutenção preventiva - Vistoria informal periódica - Acompanhamento de empresas de manutenção (elevador, portão etc.) - Informar problemas e necessidades ao síndico Zelador O zelador precisa ser pró-ativo em relação à manutenção dos equipamentos e estrutura do condomínio. Não basta identificar problemas, é preciso antecipar-se, criar um calendário de manutenção e fazer vistorias periódicas em todos os itens e áreas. Saiba mais: Guia Check-up Predial
Obras

- Solicitar orçamentos

- Verificação da empresa (clientes, confiabilidade)

- Verificação de segurança da obra (quanto a acidentes e assaltos)

- Andamento da obra

Comissão de obras (formada por condôminos que não estão no Corpo Diretivo) ou subsíndico

Obras sempre dão muito trabalho, porque para seu sucesso é necessário acompanhamento muito próximo.

Guia Obras

Relação com condôminos

- Advertências e multas para infrações ao Regulamento

- Criar formas de comunicação entre Corpo Diretivo e condôminos em geral

- Verificação de satisfação dos condôminos

- Administrar Livro de Ocorrências e Livro de Sugestões

Subsíndico

O relacionamento com os condôminos muitas vezes é a parte mais espinhosa de uma gestão.

Por isso, é interessante que uma pessoa esteja cuidando especificamente desse aspecto, para não descuidá-lo por excesso de tarefas.

Pode ser bastante útil criar canais de comunicação de duas mãos, tanto para saber o que estão pensando os condôminos, quanto para tornar transparentes as ações da administração.

Saiba mais: | Guia Problemas de Convivência | Modelo: Pesquisa de Satisfação

Lazer

- Manutenção de equipamentos

- Verificação do uso correto de dependências e equipamentos

- Sugestões de ações (aulas, eventos, ampliações, modificações)

Comissão de lazer (formada por condôminos que não estão no Corpo Diretivo) e/ou zelador

A manutenção dos equipamentos do playground merece atenção especial, porque brinquedos com problemas na estrutura ou com materiais inadequados podem causar acidentes graves.

Em muitos condomínios tem crescido a atenção para a terceira idade, com programação de ações específicas.

Em condomínios com muitas crianças, é interessante ter atividades programadas (como aulas e eventos) para direcionar a energia delas.

Saiba mais: Manutenção de Playgrounds | Recreação em condomínios

Segurança contra assaltos

- Propor ações para o condomínio prevenir ocorrências e minimizar seus males

- Conscientizar moradores da necessidade de seguir os procedimentos adotados

- Verificar se procedimentos estão sendo cumpridos e se equipamentos estão em ordem e sendo utilizados corretamente

Comissão de segurança: deve envolver síndico, zelador, e se possível condôminos voluntários

As quadrilhas que assaltam condomínio são, em geral, muito bem armadas e equipadas, e suas ações contam com planejamento.

Com tais “opositores”, os condomínios não podem se dar ao luxo de atuar amadoristicamente. É necessário ter uma atenção constante para este aspecto.

Um dos maiores empecilhos, atualmente, é a não-colaboração dos moradores sobre os procedimentos adotados.

Saiba mais: Guia sobre Segurança