Precauções que devemos tomar ao realizar uma assembleia convocada por 1/4 dos moradores

Nosso sindico atual esta hospitalizado, ja esta no final de seu mandato, a subsindica por se tratar de um predio no litoral paulista e ela residir na capital so vai ate la exporadicamente.Ao ser indagada sobre os problemas no edificio responde que nao vai tomar acao nenhuma(vai aguardar o sindico sair do hospital)sem previsao. Reunimos 1/4 dos moradores e enviamos uma carta a adiministradora pedindo uma assembleia para discutirmos nossos problemas, mas a adiministradora disse talvez marcar para daqui a 60 dias. Gostaria de saber quais as precaucoes devemos tomar, ja que enviamos uma convocacao a todos os condominos para uma assembleia dia 22 proximo.O que devemo fazer para que esta tenha validade?Devemos enviar esta comunicacao tambem a adiministradora? agradeco