Ata de eleiçao de sindico com 3 anos. Significa situaçao irregular?

Está havendo um processo de confeccao de inventário em um apartamento. Ocorre que o cartório alega que a ata de eleição do sindico tem 3 anos e que deveria ter sido feita outra eleiçao em 2 anos. Nao tem como contornar? Pensei que em nao havendo reuniao e eleicao (e nem contextacao) o mandato se prorrogaria automaticamente.