Qual melhor forma para convidar prorietários para uma importante assembleia?

Colegas, dentro dos próximos dias iremos realizar uma importante assembleia para discussão e aprovação de uma grande cota extra (de 3 anos, pelo menos) para reparos na estrutura do condomínio. Sabendo disso, já comecei a contactar os proprietários para informar que iremos realizar essa assembleia e que a participação deles é importante. Contudo, possuimos proprietários que residem em outras cidades e/ou são muito "ocupados" para me atenderem ao telefone. Diante disso, gostaria de ouvir sugestões de como posso fazer esse convite e ter a certeza (ou pelo menos o respaldo juridico) de que posteriormente nenhum desse proprietários venha a afirmar que não foi convidado para a assembleia e que, portanto, não pagará essa cota extra ? Obrigado!