Assembléia para Eleição de Síndico, ? Qual é o prazo de entrega?

É o seguinte; nunca teve um advogado em nossas assembléias, a administradora informa que não é necessário, mesmo para eleição de síndicos. A pessoa anota em um caderno o que é discutindo durante a reunião, leva estas anotações para a administradora e depois manda uma cópia para o síndico , se ele tiver de acordo assina e elas mandam para registar em cartorio. este metodo é correto que elas praticam??. A gravação não é melhor para que não haja nenhuma distorção??? E o prazo de uma Ata para entregar aos condôminos qual é?? Sem mais, fico no aguardo de uma resposta. Atenciosamente, Teresa Menta