Advertências ao moradores como fazer ?

Boa tarde. Para advertir os moradores por não cumprir a convenção, o registro da portaria é valido ? ou caso algum morador veja uma situação errada e relate a portaria, a portaria faz o registro pode ser gerada umaa advertência, pois muitos moradores não querem registrar a ocorrência em um livro ou outro registro de reclamação por receio de criar desavenças com o vizinho. Vocês tem alguma sugestão para ter um registro sem expor vizinhos ? Obrigado