Posso pedir a inclusão de um valor no orçamento para o síndico? como fazer?

Foi criada Comissão do Meio Ambiente para o condomínio, para nosso trabalho será necessário comprar mudas, alugar máquinas para perfurar o solo (rochoso) para a feitura das covas para plantio, xerox de documentos ambientais) Como devemos proceder? através de uma carta?