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Pergunta

Janice Batista da Silva

Despesas efetuadas sem que os comprovantes tenham nome e CNPJ do condomínio?

Por Janice Batista da Silva
Perguntou há mais de 1 ano

Como conselheira, estou verificando a prestação de contas e percebi que diversos comprovantes de pagamento (notas fiscais e recibos) não possuem o nome nem o CNPJ do Condomínio, inclusive recibo de prestação de serviços da administradora (este não tem nem o CNPJ da própria administradora!). Essas despesas são admissíveis?

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Respostas (6)

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Antonio Gomes Nofuentes
Antonio Gomes Nofuentes

Respondeu há mais de 1 ano

Janice,
Todas as despesas pagas pelo condomínio devem ser suportadas por nota fiscal e/ou cupom fiscal.
Alguns pagamento podem ser feitos via recibo de pagamento a autônomo. Para os prestadores de serviços (administradora, terceirizadas e outros) deve ter nota sim, inclusive para essas empresas, nas notas fiscais, deve ter o destaque do imposto, alguns são de responsabilidade do condomínio recolher, sob pena de ter que suportar com o pagamento desses impostos, se não retidos e recolhidos. Posso te dar um conselho - troque de administradora. Lembrando que em todos os casos(exceto cupom fiscal), deve ser em nome do condomínio, algum caso até escapa, mas é difícil - isso traz mais transparência. Quem garante que todas as despesas foram para o condomínio? No meu condomínio além do CNPJ e nome do condomínio, o síndico assina todas as notas e cupons fiscais e é obrigatório escrever no verso da nota onde foi aplicado o material comprado (Ex: se torneira de banheiro - tem que especificar Torneira para o banheiro feminino do salão de festas xxx).

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Janice Batista da Silva
Janice Batista da Silva

Comentou há mais de 1 ano

Agradeço por sua ajuda. Os recibos da administradora são ridículos, não contém nem mesmo o CNPJ daquela empresa! Além disso, o recibo é apenas do valor da taxa administrativa, entretanto, cobram outros itens e não incluem no recibo.

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José Carlos Previtali
José Carlos Previtali

Comentou há mais de 1 ano

a administradora é obrigada a emitir a NF de serviços prestados, e pagamentos efetuados a pessoas físicas, há incidências de descontos de INSS, ISS (se for o caso) e alem disso o condomínio arca com encargos sociais. Todas as despesas antes de serem efetuadas pela a administradora,tem que ter a aprovação do sindico.

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Marisa Marta Sanchez
Marisa Marta Sanchez

Respondeu há mais de 1 ano

De que despesas você está falando? Despesas do dia a dia podem ter NF ou cupom fiscal, tanto faz. Mas claro, se o sindico cadastrar o condomínio no nota fiscal paulista acaba entrando algum "tico tico" a crédito de vocês;.

Prestadores de serviços, se pessoas físicas não estão obrigados a NF, sendo que o RPA tem o mesmo valor legal.

E verifique se está sendo retido e recolhido o ISS da administradora.

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Janice Batista da Silva
Janice Batista da Silva

Comentou há mais de 1 ano

Oi Marisa,
Agradeço por sua ajuda.
As despesas são diversas: correio, material de limpeza, taxa administrativa, etc. Algumas nem recibo tem, a administradora incluiu "vales" na prestação de contas a título de recibo! Tem inclusive um serviço prestado cujo "recibo" apenas informa que o serviço foi executado.
Quanto ao ISS, quando a empresa cujo serviço foi contratado fornece nota fiscal eletrônica, o ISS é retido, caso contrário, não há menção.

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Maria Telma Falcão de Carvalho
Maria Telma Falcão de Carvalho

Respondeu há mais de 1 ano

Janice

Todos os comprovantes de pagamento tem que ter pelo menos o CNPJ do condomínio (é o caso dos cupons de pequenas compras). A administradora do condomínio deve emitir NF no nome do condomínio e com CNPJ.

De que despesas você está falando?

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Janice Batista da Silva
Janice Batista da Silva

Comentou há mais de 1 ano

Oi Maria Tela,
Estou falando de todo tipo de despesa. De compra de material de limpeza a administradora do condomínio.

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Dona Síndica
Dona Síndica

Respondeu há mais de 1 ano

Oi Janice,

Vamos com calma. Principalmente em querer crucificar o síndico e achar que ele está desviando dinheiro. Sei que você não disse isso, mas quando nos deparamos com uma situação dessas é natural que vem tudo à cabeça.

Primeiro tenha em mente que não se pode exigir (nem por Lei) que o síndico tenha conhecimento de administração em condomínios para ser síndico. Esse é um dos motivos que a atuação do conselho é fundamental.

O ideal é que todas as notas sejam em nome do condomínio, claro. Mas uma vez que não é obrigatório a apresentação de um balanço patrimonial no final do ano como toda empresa, o que importa no final das contas é que a despesa seja comprovada.

Cada caso é um caso, cada despesa precisa ser analisada de forma independente. Como auditora especializada em condomínios, posso te assegurar que para um juiz o que importa de verdade é a prestação de contas.

A administradora precisa sim emitir nota fiscal em nome do condomínio, não tem motivo para não fazer. Existem muitas administradoras que dão uma de desentendidas, não emitem nota, como tem o poder de mexer na conta do condomínio, transfere o valor dos honorários e pronto. A prestação de contas virá 20 dias depois, na pasta de prestação de contas. Aí já será tarde. A despesa é admissível, mas a forma com que ela está documentada e justificada é que não está.

Outra situação são as despesas no nome do síndico ou de sua esposa mas foram feitas para o condomínio. Estas despesas é que exigem mais observância não só por desvio, mas para não acusar o síndico sem provas, sem fundamentos.

No dia-a-dia da administração muitas vezes algumas compras são feitas às pressas, mas isso não significa que não foi para a necessidade do condomínio. Pode ser um material de escritório, despesa de táxi ou estacionamento para resolver assuntos do condomínio como ir ao banco ou à administradora, material elétrico, material de limpeza, etc.

Mais um cuidado que a senhora deve ter é com recibos simples. Estes que se compra em papelarias ou se faz num editor de textos e pagamentos feito em dinheiro. O importante é ter tudo documentado. Se foi sacado 100,00 e foi apresentada 10 notinhas de 10 reais, está justificado.

Como conselheira eu sugiro que faça observações nas pastas, solicitando que a administradora anexe as notas fiscais, dentre outras coisas que seja necessário.

Se a senhora juntamente com os outros conselheiros ainda assim se sentem desconfortáveis, numa próxima Assembléia solicite auditoria nas contas.

Mas lembre-se: conselho não tem poder de aprovar contas ou admitir ou aceitar despesas. A ele compete somente dar pareceres. O conselho pode, em Assembleia, solicitar maiores explicações e justificativas podendo induzir a Assembleia a aprovar ou não as contas. Aprovar, só a Assembleia tem esse poder.

Abç

Tatiana Corovtchenco
www.donasindica.com.br

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Janice Batista da Silva
Janice Batista da Silva

Comentou há mais de 1 ano

Oi Tatiana,
Obrigada pelos esclarecimentos.
Realmente não estou acusando o síndico de desviar dinheiro. Na minha opinião é mal gerenciamento do dinheiro mesmo. O problema é que as despesas não estão acompanhadas de justificativas, há documentos sendo utilizados como recibos mas que não são recibos. Há recibos que não possuem nem o CNPJ das empresas fornecedoras e por aí vai. Nos balancetes existem documentos que mais confundem do que ajudam. Em uma das pastas há um orçamento cuja "aprovação" foi feita pela mulher do síndico, não pelo síndico ou por algum membro do conselho. Tem "vales" em lugar de comprovante de pagamento, há comprovantes ilegíveis, entre outras coisas. A administradora cobra um valor, mas dá nota fiscal de valor inferior. Cobra por impressão de 20 folhas de pagamento num condomínio que possui 2 funcionários e pela impressão de 200 boletos condominiais, quando o prédio tem 36 apartamentos.
Infelizmente, esta é só a ponta do iceberg.
Há problemas com o pagamento do INSS dos funcionários, o que para mim é o que tem de mais grave.
Realmente estamos desconfortáveis, mas para pedir auditoria, precisaríamos ter dinheiro para pagar auditores externos, o que o condomínio não tem e as cotas condominiais já são bem altas..
Sei que o conselho não tem poder de aprovar contas e isso me preocupa ainda mais. Geralmente nossa assembléia é esvaziada, o que facilita a aprovação sem grandes discussões, pois os que estão lá querem voltar logo para suas casas, uma vez que as reuniões são feitas durante a semana e à noite.
As contas de 2012 foram aprovadas dessa forma. Tive minha parcela de culpa, pois confiando na administração, não verifiquei as coisas como deveria e agora me arrependo, mas é tarde. Não há como voltar atrás, uma vez que as contas de 2012 foram aprovadas em assembléia. Por isso as coisas que encontrei nos balancetes de 2013 estão me preocupando muito e estou olhando tudo com lupa. Talvez eu esteja exagerando, mas prefiro pecar pelo excesso do que pela falta.

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Cleber Aly
Cleber Aly

Respondeu há mais de 1 ano

Janice bom dia,

Vim apenas lhe oferecer um conselho, primeiro que realize orçamentos de empresas especializadas em auditoria de condomínios, sei que já paga um valor elevado de condomínio e querer impor esta despesa irá aumentar ainda mais o valor, porém você já possui provas circunstanciais de eventuais irregularidades com relação a utilização do dinheiro relativo as contas de seu condomínio. Pois muitos se esquecem da obrigatoriedade que impõe a lei 8137/90 art.1 inciso V. E a auditoria sendo realizada trara transparência e irá elucidar todos o levantamentos que os condôminos terão assim como sindico. E sendo esta auditoria independente e sem ligação, sendo imparcial.

Fonte: Lei

Assinatura: Cleber Aly

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Carla
Carla

Respondeu há mais de 1 ano

Muito boa a dica Antonio Gomes Nofuentes, com relação a identificação de onde foi aplicado o material comprado. Eu sou do conselho fiscal, faço cópia de todos os recibos, cheques emitidos, etc, mas tenho a dificuldade exatamente dessa de identificar de onde foi aplicado o que foi comprado. Saiu as vezes pelo prédio a procura. Vou sugerir isso ao síndico. Obrigada.

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