Notas fiscais e recibos de pagamento

Olá pessoal, Em meu condominio desde a muito tempo atrás, os serviços prestados por pessoas fisicas, o pagamento e feito em dinheiro, o sindico apenas faz um recibo contendo os numeros de documento do contratado e faz o pagamento. esta é uma maneira correta de comprovar o pagamento? Olhando os balancetes antigos percebi que é como se fosse uma cultura dos sindicos anteriores onde os atuais adotaram. A empresa que faz a contabilidade falou que é tácito comprovar o pagamento desta forma. Geralmente os serviços são: concerto do portão, poda de arbustros, limpeza de caixa d'agua, limpeza de caixas de gordura e etc. Se estiver incorreto, o sindico pode responder por irresponsabilidade? Obrigado.