Cotações

Olá, eu gostaria de tirar uma dúvida, sou administradora de um condomínio e os conselheiros dizem que a gente tem que pedir cotação de tudo, eu ouvi de um condômino que a cotação só é necessária se for pra uma obra ou compras caras como mobiliario mas que outras coisas menores, como uma escada, material de limpeza, por exemplo, não precisaria fazer cotação, isso procede? Outra dúvida, na gestão anterior a sindica fornecia café, açucar, biscoito e margarina para os funcionários como lanche da manhã e da tarde e eu forneço também pois acho que é uma gentileza da minha parte fazer isso, nesse caso os conselheiros que não aceitarem compras de insumos para lanche é válido ou quem tem que decidir isso é o síndico? Obrigada. Patricia Motta