O porteiro do meu condominio fechou o portão em cima do veículo de um morador

Solicitei ao morador que relatasse por escrito o ocorrido bem como três orçamentos dos danos causados em seu veículo. Isso já faz mais de três semanas. Preciso desses documentos para efetuar o pagamento uma vez que as custas são do condominio. Pretendo descontar do porteiro em suaves prestações. Qual o prazo de prescrição tanto para pagamento dos danos como para descontar de nosso porteiro. Se possível me enviar um modelo de carta para que eu possa solicitar urgência ao morador, tirando assim a possibilidade de ele mover uma ação contra o condominio. Muito obrigado José Adalberto da Cruz Síndico