No condominio onde moro , tirou se o livro de ocorrencia e colocaram um email . isto é legítimo ?

Hoje me encontro com uma multa protocolada( email entre uma vizinha e sindica, que estavam fumando no hall do andar) e nao tenho como ver no livro de ocorrencia. A multa foi de 700 reais . A ocorrencia em 1 de abril,ontem,5 de abril, as 20 horas me enviaram tal multa. Isso pode também ? Quero saber , no predio é obrigatorio o livro de ocorrencia? existe alguma lei fundamentando o caso? Obrigada,