entrada e saída visitantes

Aprovamos em assembleia uma documento para a entrada ao Condomínio , para visitantes no caso para Condomínos que alugam ou cedem suas unidades (para passar o feriado etc). Este documento é preenchido pelo proprietário da unidade informando tempo de permanência do Visitante etc. Não temos portaria 24 horas, sómente o Zelador e inserimos neste documento horário entrada e saída, que estão exatamento no período de trabalho. As chaves não devem ser entregues aos visitantes e sim serão disponibilizadas quando da chegada. Fui questionado que estamos infringindo a IR e VIR, pois estamos ilegais ? Obrigado