validade do condomínio: É válido com registro apenas em cartório?

Somos um conjunto de 4 casas geminadas, totalizando 8 unidades com entrada principal por duas ruas (somos de esquina) e área comum (garagem) pelos fundos de cada uma das unidades. Nos anos 70 registraram no 9º ofício a convenção, que está totalmente desatualizada, não havendo atualização até o momento, com alguns itens inconstitucionais e sem concordância com os atuais proprietários. No entanto, nos cotizamos mensalmente em 80,00 por unidade, para manutenção de um portão automático e contas de luz e água da área de garagem. O valor é cobrado por um dos moradores, intitulado "síndico". Gostaria de saber se essa convenção é válida, pois não há prestação de contas nem reuniões, apenas os recibos simples. Como devemos proceder para regularizar o condomínio? É necessário CNPJ? Qual deve ser o passo-a-passo?