É obrigatório ter livro de ocorrências na portaria?

Temos livro de ocorrências na portaria, porém mesmo gera muita polêmica pois tem morador que pega e não devolve, algumas pessoas não escrevem por medo de represália de vizinhos, uns pegam livro para ficarem lendo reclamações dos outros...gostaria de saber se existe alguma alternativa ao livro de ocorrências? (ex. uma ficha que fique na portaria, o morador entrega diretamente ao síndico). Por favor, respostas com embasamento legal. Obrigada e feliz ano novo à todos!