garantia de reclamação anônima pelo sistema de gestão de condomínio e portal de transparencia

Boa tarde, frequentemente tenho enviado reclamações e duvidas através do sistema de gestão de condomínios, e frequentemente o sindico não responde e quando vem uma resposta vem pelo Whatsapp pelo subsíndico o que me deixa muito incomodado, pois eu penso que só o sindico deveria ter acesso a reclamações para que não houvesse minha exposição para demais moradores, mas o que vejo é que o subsíndico entra em contado comigo mas não respondo, pois me sinto invadido, já que expus minha dúvida e reclamação para o representante o síndico, então lhe pergunto isso pode acontecer, é permitido ao subsíndico responder pelo síndico e esclarecer minhas dúvidas ou reclamações sem um comunicado oficial de tal poder dado ao mesmo, como disse antes me incomoda muito ter minha privacidade aberta para outros, me sinto invadido, então queria saber se é permitido isso.