Montando escritório

Boa tarde, Gente, sou síndica iniciante. Estou tendo muita dificuldade em me organizar. É tudo bem novo e estou estudando bastante a respeito. Da vida administrativa, o que devo adquirir para melhor organização? Como vocês se organizam com as pastas? Aqui acho que me excedi.. tenho muitas e quando preciso de algo, me perco. Preciso de livros? Aguardo e agradeço muito suas dicas!