Administradora nao tem cadastro do apto alugado pela msm, ae???

Seguinte; Um apto do meu condominio esta locado na administradora do meu do condominio, onde sou sindica, como a proprietaria me reclamou que nao tem descontado a taxa extra do aluguel dela, fui la já umas 3 vzs pra pedir pra arrumar, hj voltei de novo, a funcionaria nao achou no sistema, nenhum imovel no nome do proriet, nem cadastro nenhum, nehuma pasta, ae eu liguei pra dona do imovel pra certificar que estava na responsabilidade da msm, confirmou sim todos os dados, so que nao tem registro nenhum, eu fk sem saber o que fazer, AE O PROBLEMA; uma outra funcionaria questionou comigo em tom de rebeldia, que eu nao tinha o direito de ligar para o proprietario, pq passei na frente da administradora, mas eu fui la 3 x e ninguem resolveu nada, nao fiz nada de mais, so queria organar, pq ta uma bagunça só. Respondi que liguei e ligo tantas vzs forem necessarias pq quem presta serviço p/ sindico é administradora e nao o contrario e eu presto serviço p/ os proprietarios, tenho todo o direito de saber o que esta se passando p/ dar explicaçoes p/ os msms e taux... Mas saí em duvida, agi certo? Ou errado? Pq dei chances p/ organizar e nao o fizeram...Desculpem o transtorno. obrigada pela atençao.