Balancetes inexistentes

Estou muito preocupada. Fui síndica do meu condomínio de novembro de 2015 a 31/03/2016. Entretanto, quando tive que deixar o cargo, deixei todas as notas de março com o sub síndico para serem entregues à administradora. Ele enviou à administradora (não tem protocolo de entrega) e logo depois, no mês de maio, ele trocou de administradora pela má prestação de serviço mesma. Ela não entregou os balancetes de março, abril e maio, e estamos sendo cobrados pelos moradores do prédio a prestar conta. Não tenho xerox dessas notas, era praxe enviar as originais para admnistradora para colocar no balancete. A mesma não atende nossas ligações. O que devemos fazer para não sermos processados por roubo? Estou desesperada e não sei o que fazer.