De quem e a responsabilidade de acompanha o técnico quando o morador solicita a visita no apto dele?

Sempre que tem algum problema dentro do apartamento do condômino, ele liga para financeira da Tenda e solicita a vistoria do técnico para fazer os reparos dentro do seu apartamentos que ainda esta no seguro. A minha pergunta e: o Administrador tem alguma obrigação de acompanha e assinar algum documento do técnico? pois os moradores abre o chamado solicitando a visita para os reparos e por algum motivo não se encontra em casa ou esta e diz que o técnico não compareceu ou alguma coisa parecida, e acontecendo esses casos estamos tendo alguns problemas com os moradores. Então o sindico quer que administradora acompanhe esses tipos de caso. E obrigação da Administradora acompanha? o que devo fazer nessa situação?