Como funciona a comunicação de novo inquilino?

Moro em um condomínio sem portaria e que vive trocando de chave, tag, senha etc. Gostaria de saber como as imobiliárias responsáveis por alguns apartamentos disponíveis para alugar fazem quando isso ocorre. O proprietário quem deve estar atento a essas mudanças e entregar nova chave ou tag para a imobiliária? O síndico precisa correr atrás do proprietário para atualizá-lo? Obrigada