Preciso de um modelo de notificação para retirada de uma árvore.

Foi decidido em assembléia geral o plantio de várias árvores dentro do condomínio. Ocorre que um morador plantou duas árvores por conta própria e vem se negando a retirar as árvores. Procurei o órgão responsável e obtive uma autorização para a retirada das árvores, porém antes de retirar gostaria de enviar uma notificação antes da aplicação da multa. Preciso de um modelo