Porteira se ausenta da portaria............

Nesta tarde o porteiro( que é de terceirizada) se ausentou da portaria varias vezes, ficando fora por volta de 30 minutos ou mais em cada saida de seu posto, ele estava juntamente com o marido da sindica mexendo em uma caixa no solo(não sei se de força ou hidraulica).Vejo nisso 2 casos errados,o marido da sindica que não tem nada com o condomínio e a retirada do porteiro de seu posto.Embora exista no RI, que o condomino tem que ter a chave do portão de acesso,não acho correto tirar o funcionario da portaria,que como consta é de portaria 24hs.E se acaso chega um visitante? Como devo proceder? Devo anotar no livro ou comunicar a administradora?