Qual melhor forma de administrar um rateio?

Boa tarde!

Qual melhor forma de administrar um rateio?

Se eu precisar posso usar o dinheiro para outra fim que não seja aquele destinado?

Fazendo um rateio para uma obra, como administrar e mostrar para os moradores o andamento, ínicio meio e fim da obra, apresentar os gastos mensais etc..

Obrigado