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Administração

Boas compras

Síndico deve evitar desperdício, registrar cotações e manter atualizada lista de fornecedores

Publicado em: quarta-feira, 12 de setembro de 2012

Boas práticas de compras nos condomínios

Por Gleidson Ribeiro

O processo de compras de materiais e equipamentos e contratação de serviços é um ponto que requer especial atenção da boa gestão condominial, pois tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas e por fim verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado ou contratado.

A necessidade de se comprar cada vez melhor é essencial para reduzir custos e aperfeiçoar o equilíbrio econômico financeiro do orçamento, buscando sempre a equação ideal, através de ações que busquem manter níveis adequados de almoxarifado e de racionalizar seu uso, evitando desperdícios e extravios entre outras situações.

A seleção de fornecedores, bem como a manutenção de um cadastro amplo dos mesmos, nos mais variados segmentos comuns a vida em condomínio são consideradas igualmente ponto-chave do processo de compras. A potencialidade do fornecedor deve ser verificada, assim como suas instala­ções e a qualidade de seus produtos, desta forma, com a manutenção de um cadastro atualizado e completo de fornecedores e com cotações de preços feitas de forma transparentes, muitos problemas serão evitados em revisões futuras.

Atualmente, dado o volume de compras e contratações dos grandes condomínios, o síndico, normalmente assessorado pelas administradoras, deve possuir um elevado grau de conhecimento, sendo capaz de comandar a negociação, de forma que possa conduzir eficazmente suas compras.

Coleta de preços

Segundo Sérgio Paulo, Sócio da INDEP AUDITORES, a cotação e o registro do preço obtido da oferta de diversos fornecedores em relação ao material cuja compra foi solicitada não deve ter rasuras e deverá conter preço, quantidade e data do recebimento pelo condomínio, deverá ainda estar sempre ao alcance de qualquer consulta e análise de Auditoria quando for solicitada.

Trata-se de um documento que precisa ser manuseado com atenção, os elementos nele contidos deverão fornecer não somente ao comprador, mas também a qualquer outro leitor, os informes completos do que se pretende comprar, para que a cotação dada corresponda exatamente ao preço do produto requerido e não surjam dúvidas futuras decorrentes de insuficiên­cia de dados ou das características exigidas.

Fonte: http://www.administradores.com.br

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