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Coluna: De Olho no Mercado

Gestão da manutenção do condomínio: coloque a casa em ordem

Uma tecnologia para fazer controle e gestão da manutenção corretiva e preventiva para condomínios existe e é totalmente acessível. Conheça!

Por Inês Pereira
15/06/20 10:23 - Atualizado há 3 meses
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Uma tecnologia para fazer controle e gestão da manutenção corretiva e preventiva para condomínios existe e é totalmente acessível. Conheça!

Uma das tarefas mais desgastantes para o síndico é a gestão da manutenção do condomínio, seja corretiva ou preventiva. São muitas informações a serem observadas e, não raro, envolve muita gentezelador, funcionários, condôminos, empresas e profissionais contratados para a execução dos serviços. 

Que bom seria se o síndico pudesse apertar um botão e ter o controle dos processos, os problemas detectados e, com todas as informações à mão, incluindo o cumprimento de prazos e o acompanhamento dos resultados, desenvolver o olhar abrangente da boa gestão. 

A tecnologia avançou e foi muito além do botão. Hoje, de forma simples e eficaz, é possível fazer o acompanhamento de todas as solicitações abertas, assim como o monitorar o cumprimento das manutenções preventivas planejadas para o condomínio por meio do software de gestão da manutenção In Motion CONDOS. 

“O síndico tem acesso a relatórios e estatísticas referentes à manutenção predial e de equipamentos. Tudo em tempo real e apenas com o uso do smartphone”, descreve Sergio Rocha, CEO Brasil da Byte in Motion, desenvolvedora da plataforma. 

Como funciona a tecnologia de gestão da manutenção para condomínios

Todos os equipamentos do prédio são cadastrados na plataforma In Motion CONDOS, com a descrição das características, anexando manuais e outros documentos para acesso, assim como as rotinas de manutenção preventiva com check-list de tarefas e periodicidade.

Os itens são cadastrados com indicação de onde estão alocados

“A estrutura física do prédio, o seu layout, terá uma organização lógica na plataforma In Motion CONDOS. Qualquer usuário do condomínio, por exemplo, um condômino, pode abrir um chamado corretivo, descrevendo o problema e anexando, inclusive, uma foto”, explica o CEO.

Por sinal, a interação do condômino com a ferramenta de gestão da manutenção é bem simples, permitindo que o mesmo abra um chamado lendo um QR Code – colocado no equipamento ou no ambiente onde foi detectado o problema a corrigir –, por exemplo, e possa fazer o acompanhamento dos chamados abertos.

Ao ser notificado de uma nova solicitação, o chamado pode ser encaminhado automaticamente para o prestador de serviço responsável pelo ativo ou o zelador encaminha para a empresa ou técnico responsável.

Este acessa o aplicativo do In Motion CONDOS, onde estão as ordens de serviço para executar a solicitação. Esse profissional dará baixa em tempo real no aplicativo, anexando foto da conclusão.

Com a manutenção preventiva é a mesma coisa. Uma vez agendadas no sistema, uma ordem de serviço é disparada para o responsável, com o check-list respectivo.

O zelador pode, ainda, fazer a filtragem dos chamados abertos, encaminhando-os para as empresas externas e/ou para os técnicos do próprio condomínio.

Conforme Sergio Rocha, o setup inicial da plataforma é de responsabilidade da Byte In Motion, que dará também um treinamento para que qualquer pessoa envolvida na gestão da manutenção do condomíniosíndico, zelador, técnico – possa depois ir alimentando, de forma natural, a plataforma com prazos e informações para novas manutenções.

Alertas de manutenção do condomínio via e-mails e push notifications

A plataforma In Motion CONDOS pode ser configurada para que esses alertas sejam feitos via e-mail e/ou push notifications. Essa funcionalidade é configurada para cada usuário de forma diferenciada.

“Os usuários e os técnicos cadastrados na plataforma terão níveis de acesso à informação de forma diferenciada, conforme a orientação dos responsáveis do condomínio”, acrescenta Sergio Rocha, CEO Brasil da Byte in Motion.

O acesso pode ser feito tanto via app mobile (iOS ou android) ou browser no computador.

Vantagens da tecnologia para o condomínio

“Consideramos um grande diferencial a facilidade de customização da ferramenta e dos relatórios e indicadores para que reflitam a operação do edifício e a sua gestão atual. Também permitimos a integração da nossa plataforma com outras já existentes, por exemplo, à da administradora de condomínio”, destaca Rocha.

Confira outras vantagens:

  • Agilidade no desenrolar dos processos
  • Praticidade de ter toda a informação concentrada em um local
  • Plataforma concebida para o mobile
  • Acesso às informações em tempo real
  • Mais e melhores condições do gestor observar as manutenções preventivas
  • Manutenções e serviços periódicos em dia, com programação de alertas
  • Resposta mais eficiente aos chamados corretivos
  • Síndico mais organizado com planejamento de manutenções e benfeitorias
  • Controle muito mais próximo dos processos, do início ao fim
  • Controle de despesas de água e energia
  • Possibilidade de integrar a plataforma com sondas de registro de temperaturas, níveis de caixas d'água, por exemplo, programando alarmes para ações de correção.

Além disso, a plataforma permite um registro, num mesmo lugar, de todo o histórico das intervenções, com todos os relatórios guardados e acessíveis, evidenciando o "quem, quando, quanto e como" para cada intervenção, responsabilizando também todos os intervenientes.

Quanto custa a ferramenta de gestão da manutenção para condomínios 

A contratação do In Motion CONDOS é feita com um licenciamento mensal. Os valores variam conforme o tamanho do condomínio e dos ativos a cadastrar, assim como do número de usuários a cadastrar (lembrando que os condôminos são usuários sem custo).

Além da mensalidade, existe um custo inicial para implantação do sistema, que inclui todo o setup e cadastro da plataforma, assim como treinamento aos usuários. Para condomínio de cerca de 50 unidades, três usuários (gestores e/ou técnicos), por exemplo, o custo aproximado mensal é de R$ 6,00 por unidade e um custo de implantação de R$ 2.000.

O retorno sobre o investimento (ROI) para o condomínio depende, mais uma vez, do tamanho e do controle que exista no custo real com a manutenção.

Segundo Rocha, a contratação de uma ferramenta de gestão da manutenção como o In Motion CONDOS se enquadra numa despesa operacional do edifício (OPEX).

"Usando uma ferramenta própria de gestão de manutenção, o síndico garante a guarda de todo o histórico dos seus ativos, assim como um maior controle sobre todos os processos e intervenientes na operação das suas instalações”, diz Sergio Rocha, da Byte in Motion.

Deu para ver o quanto a tecnologia pode facilitar a vida do síndico na gestão da manutenção do condomínio? Pode ter certeza de que todos vão se beneficiar de uma administração mais tranquila e eficiente.

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