Gestão por indicadores transforma condomínios

A gestão de condomínios tem se aproximado cada vez mais da administração de empresas, adotando com frequência metodologias já consagradas, indicadores de performance - tais como KPIs e OKRs (saiba mais logo abaixo) - e as melhores práticas. 

Qual foi a valorização do imóvel dos seus clientes durante a sua gestão?  Qual era a taxa de vacância antes e depois de você assumir a sindicatura? Quais suas metas e as entregas acertadas quando você foi eleito?

Todas estas repostas serão fundamentais para a definição do seu plano de ação. Portanto, estabeleça quais serão os Indicadores Chave de Performance, tradução de “Key Performance Indicator” ou “KPI”, que irão nortear o seu trabalho. 

Os dados a serem gerenciados devem ter três atributos principais:

1. Devem ser verdadeiros;
2. Devem estar disponíveis;
3. e, principalmente, devem servir para alguma coisa.

Caso não atendam a estes pré-requisitos, não há necessidade de monitorá-los. Não perca tempo.

De posse desses dados, defina quais serão os Objetivos Chave de Resultado, que determinarão suas metas e o compromissos a serem firmados com os proprietários, moradores e conselhos. Em tradução livre, este termo tem origem na expressão  “Objectives and Key Results” ou “OKR”.

A adoção dessas métricas possibilitará escalar seu negócio, manter a qualidade das entregas e permitir que seu modelo seja executado por pessoas delegadas por você. Isso contribui para a criação de uma cultura organizacional e de uma proposta de valor que carregue a sua marca pessoal.

Torne-se uma autoridade em gestão e seus clientes atuais em seus maiores promotores. Eles serão seus maiores alavancadores, ou não.

Evite ser reconhecido pelo preço baixo, destaque-se pela melhor entrega. Torne-se um profissional desejado e conquiste a remuneração que você merece.

Exemplos de Indicadores de Performance (KPIs e OKRs) em condomínio

Atendimento aos moradores

Tenha controle sobre o número de ocorrências abertas pelos moradores. O primeiro passo é identificar qual a causa principal, que pode ser: treinamento das pessoas, falhas nos processos ou situação não prevista.

Faça as correções necessárias e defina que seu “OKR” será em três meses reduzir em 50% o número de reclamações. Mantenha sempre um histórico e evite que outros façam a mesma reclamação.

Segurança e performance da portaria

Mantenha um monitoramento diário sobre o número de pessoas que acessam o condomínio e  seus respectivos  perfis: moradores, funcionário das unidades, prestadores de serviços ou convidados.

Em pouco tempo você terá um histórico e poderá projetar o comportamento padrão. Se houver oscilações para baixo, isso pode ser um indicativo de que houve um acomodamento. É hora de uma reciclagem.

Esteja pronto para responder à primeira pergunta feita pelas autoridades policiais em caso de invasão: “Qual a lista das pessoas que passaram pela portaria nas últimas 24 horas?”

Gestão por Indicadores

Cada dado apurado e cada ocorrência registrada servirá de subsídio para melhoria da sua performance. Analise a jornada, identifique os pontos de atrito, elimine gargalos, atualize os processos e avalie quais tecnologias podem ser adotadas para tornar o trabalho mais fluido, seguro e econômico.

A nova sindicatura exige um síndico capaz de prevenir  problemas, e não um que apenas o resolva.

Dados do Censo SíndicoNet indicam que a cada três síndicos, um já faz uso de medicação controlada e apresenta sinais de comprometimento da saúde mental.

O síndico é uma pessoa como qualquer outra, com vida pessoal, feriados, compromissos sociais e família e isso deve ser respeitado e bem remunerado. Se não, o ciclo do caos se estabelece, conforme o gráfico abaixo:

Lista de 10 Indicadores que podem ser úteis

1. Histórico de valorização ou deterioração do valor do imóvel nos últimos 5 anos;
2. Percentual de vacância do imóvel nos últimos 2 anos;
3. Número de residentes, funcionários das unidades e média por unidade;
4. Histórico de encomendas nos últimos 12 meses e projeção futura;
5. Número de comunicados enviados aos moradores;
6. Valor mensal já comprometido com contratos firmados com fornecedores;
7. Valor mensal considerando pessoal e pagamento de concessionárias;
8. Taxa de inadimplência e unidades com alta recorrência de não pagamentos; 
9. Histórico de ocorrências recebidas e unidades com maior número de chamados;
10. Tempo médio de abordagem de um prestador de serviço pela portaria.

(*) Leonardo Diniz Mascarenhas é síndico, empreendedor, palestrante e professor. Diretor Nextin Brasil. Síndico 5 Estrelas, embaixador Porter e conselheiro CAM. Magic Leader Orlando (1ª turma). Contato: @leo_diniz_mascarenhas | leo@nextin.com.br | (31) 9.9406-5000