Troca de síndico ou administradora de condomínio

O momento da troca de gestão, seja da administradora ou do síndico, sempre pede muita atenção. É imprescindível que alguns procedimentos sejam seguidos.

Para que a transição seja a mais tranquila e transparente possível, siga o check-list abaixo. Ele oferece a lista de toda a documentação necessária para um estudo completo da saúde atual do condomínio.

Também é importante frisar que as administradoras de condomínio pedem um período de 30 a 60 dias para finalizar a prestação de serviços, dependendo do que está previsto em contrato.

Administradora

DOCUMENTOS

Na transição de gestão e troca de empresas a atual deve entregar todos os documentos que provem a administração. Devem integrar a pasta de prestação de contas, principalmente:

• Guias de recolhimento e pagamento de encargos sociais;
• Benefícios Trabalhistas e Tributos;
• Comprovantes de Pagamentos de Contas;
• Circulares entregues;
• Cartas de comunicação;
• Cadastro atualizado de condôminos, com respectivos endereços e frações ideais;
• Livro de Atas;
• Cartão do CNPJ;
• Convenção Condominial e Especificação;
• Relatório da Última Emissão de Boletos;
• Livro de Registro de Empregados e Balancetes

PROCEDIMENTOS

• Toda documentação deve ser repassada para a nova empresa, como também uma carta com a listagem de todos os documentos entregues, protocolada pelo síndico.
• Os documentos não devem ficar sob o poder da administradora antiga. A atual pode notificá-la dando um prazo para a regularização e envio dos documentos, sob pena de ação de busca e apreensão.
• Irregularidades na gestão anterior são graves problemas para a gestão atual. Quando o condomínio suspeita de irregularidades conduzidas por má fé da administradora, deve acionar uma auditoria externa com aprovação em assembleia.
• A administradora comunica ao síndico as irregularidades, e este, após deliberação do conselho ou de assembleia geral, poderá constituir advogado e entrar com uma ação judicial ou extrajudicial.
• De acordo com o artigo 1347 do Código Civil, compete ao síndico "dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio".
• Toda a documentação de um modo geral deve ser arquivada durante 5 anos, apenas a documentação relativa a FGTS e INSS que deve ser guardada por 35 anos.

- Saiba mais sobre a gestão da documentação do condomínio

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Síndico

DOCUMENTOS

Fazer uma troca de bastão entre as gestões é fundamental para que haja tranquilidade -tanto para quem está chegando, como para quem está deixando o cargo.

Nesse momento, é muito saudável que haja uma conversa entre essas duas pessoas, para esclarecer qualquer dúvida que possa surgir, como relacionada a uma obra em andamento no condomínio. 

Além disso, na troca de gestão do síndico, o anterior deve entregar todos os documentos referentes à sua administração, principalmente:

• Apólices de Seguro;
• Cartão de CNPJ;
• Folhas de Ponto de Funcionários;
• Laudos PCMSO/PPRA;
• Livro de Inspeção do Trabalho;
• Escritura de Convenção;
• Regulamento Interno; Livros de Atas de assembleia;
• Contratos(manutenção etc);
• Pastas de Prestações de Contas;
• Planilhas de Orçamentos;
• Plantas do Condomínio;
• Certificados Operacionais e Ocupacionais (PPRA, PCMSO, PDSA-Proteção de surtos atmosféricos, Higienização de Reservatórios de Água, Desobstrução e limpeza de Caixas de Gordura, Desinsetização);
• Comprovantes de pagamentos efetuados (notas fiscais)

CERTIDÕES

Um dos pontos principais são as certidões que o novo síndico deve tirar para ficar a par da situação do condomínio. Veja quais são abaixo. Vale lembrar que a administradora do condomínio é peça fundamental para lhe ajudar na coleta destes dados, e os condomínios que contam com a certificação digital conseguem ter acesso a diversos dados sobre a situação trabalhista e fiscal do condomínio.

Trabalhistas:

• Certidão INSS: para saber se há pendência do condomínio sobre o INSS
• Certidão FGTS: para saber se há pendências do condomínio em relação ao FGTS
• Ações trabalhistas:  pesquisa no site do TRT dependendo do estado – cada estado tem o seu

Ações cíveis/criminais:

Entrar no site do TJ do seu estado, e entrar em todos os fóruns para investigar a situação do seu condomínio Na sua prefeitura, verificar os seguintes pontos:

• AVCB - prefeitura
• Habite-se/auto e conclusão - prefeitura
• RIA dos elevadores - prefeitura

PROCEDIMENTOS:

• É de praxe que, ao entregar a pasta com todos os documentos, o síndico faça uma carta contendo a relação de tudo que está sendo entregue, e protocole para que não haja erro ou perda de algum documento.
• Não é correto o síndico que deixa o cargo reter algum documento. Caso isso aconteça, o atual deverá comunicar a ausência dos documentos e amigavelmente solicitar a entrega.
• Ao se constatar irregularidades na documentação da gestão anterior, deve-se pedir esclarecimentos ao síndico responsável por tais erros.
• Se não houver nenhuma justificativa plausível, leva-se a questão ao Conselho.
• Sendo comprovado que o erro poderá ser reparado e não houve má-fé, fica resolvido, caso contrário deve-se convocar uma assembleia.
• A assembleia aprovando, o condomínio entra com uma ação contra o síndico anterior

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• Veja aqui modelo de carta para transferência de gestão

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Fontes consultadas: Mayb Ferreira - Síndica ; Dr. Daphnis Citti de Lauro - Advogado Especialista em Condomínios ; Hubert Gebara - Vice-presidente de Administração Imobiliária e Condomínios do Secovi-SP; Conteúdo SíndicoNet