Cancelamento de reunião extraordinária

Gostaria de saber se o Síndico quando marca uma reunião extraordinária e ele não pode participar por motivos maiores, se ele pode cancelar e remarcar ou a reunião pode acontecer sem ele? Se todos os proprietários tem de estar cientes da reunião... pois tem um que não tem como ser comunicado no momento e não tem ninguém que possa responder por ele. Se um dos proprietários não puder comparecer o representante tem de estar com uma DECLARAÇÃO OU PROCURAÇÃO? Qual é válido? Ou tanto faz, um ou outro, tem de estar com firma reconhecida? Aguardo o retorno, Muito grato.