Livro ocorrências em condomínio pequeno, sem porteiro

Boa noite caros amigos Como faço para implantar um livro de ocorrência em um condomínio pequeno onde não há porteiro nem zelador, onde deixar o livro para que os moradores tenham acesso para fazer suas reclamações/sugestões e que não estraguem. Ou nesse caso é melhor uma caixa de sugestões? Posso enviar notificações/multas (em caso de reincidência) contando com a reclamatória contida na caixa? Atenciosamente Adam Pássaro (síndico iniciante)