Conta Caixa é um artifício contábil válido?

A Administração está em dissonância com 01 (e apenas 01) morador do prédio em função de motivos diversos. O morador em questão resolveu passar um pente fino nas contas, inclusive as já aprovadas em AG. Como nada temos a dever, estamos dando satisfações até mesmo sobre estes questionamentos (sou membro do conselho). Na última AGE, ela questionou diante de todos (apesar do item não estar em pauta), irregularidades e suposto desvio de verba por conta da utilização da administradora de uma 'Conta Caixa', que, após pesquisas e questionamentos que fiz, me pareceu ser um artifício contábil válido e corriqueiro na administração condominial. Como funciona: a. O síndico comprou sensores de iluminação (2.000,00) dia 25/abril, efetuou o pagamento e pegou o recibo da empresa b. O dinheiro sai do extrato do condomínio dia 26/abril. c. No balancete, a administradora, por não ter o documento fiscal dos 2.000,00 ainda em abril, lança positivamente 2.000,00 na tal 'conta caixa' d. No mês seguinte, com o recebimento da Nota Fiscal em 05/maio juntamente com a entrega do produto, a administradora dá baixa na 'conta caixa' desse valor de 2.000,00 Por conta disso, estamos sendo questionados como se esses 2.000,00 tivessem desaparecido e tenha sido apropriado indevidamente pela administração. Minha pergunta é: a utilização da 'Conta Caixa' é procedimento aceito e normal? Qual seria a outra opção contábil para casos desse tipo, se alguma? Obrigado!