Baixa definitiva de processo

Moro há 15 anos em imóvel e sempre paguei em dia. Por um problema pessoal fiquei 7 meses com débito de condomínio. Sem receber nenhum comunicado ou pedido de acordo a administradora entrou ação de penhora alegando que havíamos negado a quitar a dívida. Fiquei sabendo do processo pelo oficial de justiça. Na mesma hora entrei em contato com a administradora e paguei os débitos integralmente é mais 30% de honorários advocatícios além de 700 de custas do processo e mais certidão de ônus reais. Encaminhei e-mail para administradora solicitando baixa do processo. Isso foi em junho. Em outubro decidi vender o imovel e consegui um comprador e assinamos contrato de compra e venda. Só tirar a certidão do 1 oficio o processo consta na certidao positiva. Estou com todas as demais certidão negativa e somente esta com problema. O contrato define prazo para tirar extrusão e se houver problema vou perder a venda e ainda indenizar em dobro a entrada que recebi. Liguei para administradora que me informou com muita má vontade e dizendo que ia tentar resolver que o problema é da justiça, mas o processo não tinha ainda baixa definitiva. Indago se esta responsabilidade é da administradora de garantir a baixa definitiva do processo. Estou desesperada porque terei que indenizar o comprador. O que vocês me orientam.