Como proceder com o conserto

Boa tarde, sou síndico pela primeira vez, e como é de conhecimento de todos do condominio o prédio sofreu um vazamento na laje onde infiltrou água em um dos apartamentos. Agora como sou o síndico devemos reformar o que foi estragado do apartamento. Minha dúvida é o seguinte, como devo proceder com essa reformar em questões de compra de material, devo fazer uma reunião e colocar tudo em ata do condominio? Deverá ter alguma votação para liberar a reforma ou algo assim?? Se alguém puder me ajudar ficarei grato, pois como é a primeira vez e tudo mais complicado.