No condôminio onde sou sindico, apareceu 3 filhotes de escorpiao, como proceder?

Eu já procurei a regional de zoonoses, eles vão fazer a visita e vistoria nas areas comuns e externas do condominio no prazo de 10 dias uteis. como estão fazendo reformas no telhados, estou pedindo pra retirar e eliminar todos os entulhos e por ultimo vou esperar a zooneses vim pra faz uma dedetização no condominio. estou querendo fazer uma reunião emergencial( tipo dialogo) para informar e orientar os moradores? agora estou na duvida como convocar essa reunião e fazer essa reuniao. alguém tem algum modelo de convocação para esse tipo de assuntos. obrigado