O seu navegador é muito antigo :-(

Dica: Troque para um navegador moderno para ter uma melhor experiência no SíndicoNet 😉

Saiba mais ×
Cadastrar
Entrar
Cotar Pedir orçamentos
Seja um fornecedor
menu
Roberto Piernikarz

Guarda de documentos

Seja no condomínio ou na administradora, é fundamental uma boa gestão desses papéis

Por Mariana Ribeiro Desimone
09/10/18 02:56 - Atualizado há 1 ano
WhatsApp
LinkedIn
Seja no condomínio ou na administradora, é fundamental uma boa gestão desses papéis

Por Roberto Piernikarz*

Algo que frequentemente acabamos nos esquecendo no dia a dia de um condomínio, como armazenar um simples documento, pode se tornar uma grande dor de cabeça para síndicos e condôminos.

O que normalmente acontece, é que as pessoas não imaginam que a responsabilidade de guarda destes documentos é regida por lei!! Sem contar que, em alguns casos, o tempo regulamentado para guarda de alguns documentos pela legislação vigente, pode chegar a mais de três décadas; enquanto outros nem sequer podem ser descartados, tais como os que se referem a processos trabalhistas e prontuários de funcionários do condomínio por exemplo.

Além de serem extremamente valiosos para o histórico, controle, e tomada de decisão futura pelo síndico e/ou membros do conselho, tais documentos podem servir ainda como prova frente a possíveis futuras ações trabalhistas, ou fiscalizações que podem ocorrer a qualquer momento.

Outro motivo importante para se ter tudo organizado, é o fato de que num eventual processo contra o condomínio, este pode acabar perdendo mesmo estando correto, simplesmente por não ter os documentos guardados e, consequentemente, não conseguir provar sua "inocência"!

É fato que o e-social, deve começar a ajudar os condomínios a se organizarem, à medida em que, a partir de sua implementação, muitos desses referidos documentos, passarão a ser imputados dentro do sistema, com possibilidade de consulta tanto do condomínio quanto dos órgãos federais, estaduais e municipais.

Isso por si só já vai obrigar aos síndicos ficarem atentos a este tema, pois as autuações são bastante pesadas para quem não coloca os documentos no sistema, e nos prazos estipulados pela legislação.

Mas isso não torna o assunto menos importante, absolutamente. Muito pelo contrário, com estes cruzamentos de dados que propicia o e-social, a fiscalização será certamente infinitamente mais rigorosa do que é hoje; E com isso, o condomínio pode facilmente necessitar de algum documento antigo para se defender de eventual ação e/ou autuação do ministério público, e caso não o tenha, pode se dar mal.

Há quem opte por deixar a guarda desses documentos a cargo da administradora, porém esse é um assunto que tem de ser acompanhado de perto! Inicialmente tem de se verificar se a administradora está apta a fazer este serviço, e ainda se a mesma tem alguma taxa extra pelo serviço.

Verificadas essas questões, se o condomínio optar pela guarda na administradora, precisa também estar sempre de olho para garantir que isso está sendo feito efetivamente e da maneira correta; em quais instalações esses documentos estão sendo guardados; se existe risco de perda dos mesmos e quais as precauções que a administradora está tomando preventivamente; e por último, mas não menos importante, como a administradora pretende lidar com tudo isso caso eventualmente seja substituída, pois é bastante comum numa transição entre administradoras, que alguns desses documentos "se percam" no meio do caminho…

Mas nem tudo está perdido!! Hoje com o advento de novas tecnologias, já existem empresas especializadas, e até mesmo administradoras que criaram departamentos especializados em digitalizar e guardar esses documentos!!

Essa é a forma mais fácil de garantir que tudo está protegido, com backup, na nuvem e/ou em servidor, garantindo fácil acesso quando precisar.

Mas lembre-se, é preciso se atentar para o passado também. Não adianta contratar empresa ou começar a organizar tudo daqui pra frente e esquecer o que já passou, pois como abordamos no início deste artigo, alguns documentos não podem ser descartados.

A sugestão então é contratar uma dessas empresas para que armazene e/ou digitalize absolutamente tudo que o condomínio já produziu de documentos até o momento, e só então passe a olhar como deve proceder daqui para frente.

Por fim, esperamos ter ajudado no esclarecimento da importância deste tema e esperamos que isso possa refletir positivamente na gestão do seu condomínio.

(*) Roberto Piernikarz é Diretor Geral da BBZ Administradora de Condomínios; Bacharel em Administração de Empresas pela Fundação Armando Álvares Penteado (FAAP). Atua no setor há mais de 17 anos, tendo sido responsável pela implantação de mais de 300 condomínios, e participado da capacitação de mais de 1000 síndicos profissionais, além de ter colaborado com diversas matérias publicadas nos principais meios de comunicação do país. Colunista do Site do IG. 

Aviso importante:

O conteúdo exibido nesta seção é gratuito, e apresenta caráter meramente informativo. O Portal SíndicoNet não se responsabiliza pelo conteúdo, nem pelas decisões baseadas nas opiniões e recomendações contidas nesta seção. Assim, o Portal SíndicoNet se exime de qualquer responsabilidade pelos eventuais danos ou prejuízos, de qualquer natureza, que possam decorrer da utilização deste conteúdo, por qualquer meio ou processo, e para quaisquer fins. Em caso de dúvidas, é indispensável a consulta a um advogado ou especialista.
Para saber mais, acesse nosso Regulamento de Uso.

Depoimentos

próximo
Receba nossos Boletins

Mantenha-se Informado com as últimas notícias da área em seu email:

{{errorMessage}}

Assinatura efetuada com sucesso!

carregando...