21/12/10 10:19 - Atualizado há 7 meses
Quem já foi síndico sabe muito bem que situações de emergência em condomínios costumam ser mais comuns do que se pensa. Podem ser de ordem operacional (canos estourados), patrimonial (roubo ou invasão) e até mesmo disciplinar (brigas graves entre vizinhos). Para mitigar os efeitos negativos de cada uma dessas situações, a gestão de riscos condominiais, feita através de planos de contingência, é imprescindível.
Pensando nisso, o SíndicoNet preparou esta matéria, explicando um pouco sobre o que é gestão de riscos condominiais, quais os benefícios, sua relação com a manutenção predial e como um plano de contingência pode ser elaborado pelo próprio síndico.
A matéria também detalha como agir nas principais emergências em condomínios, tais como vazamentos de gás/água, incêndio, assaltos, portões automáticos quebrados, pessoas presas em elevadores, e mais. Venha com a gente!
A gestão de riscos condominiais se faz através da elaboração de Planos de Contingência, ou popularmente conhecidos como Manuais de Emergência.
De acordo com a síndica profissional e professora dos cursos SíndicoNet Experts Taula Armentano, esse documento é um conjunto de ações e medidas pré-definidas que um condomínio pode implementar para lidar com situações de emergência, crises ou eventos inesperados.
Seu principal objetivo é garantir a normalidade do condomínio, minimizar danos e facilitar a recuperação rápida após um evento adverso.
Ou seja, como resume Carlos Alberto dos Santos, consultor de risco da CondoRisk, “contingência sempre vai ser o plano B, o que vou fazer caso determinada coisa ocorra”. Ele exemplifica:
“Existem emergências e contingências, que são conceitos diferentes, mas que caminham paralelamente. No caso de paralisação de uma bomba de recalque, essa é a emergência, já a contingência é acionar a bomba reserva”.
Os planos de contingência geralmente incluem procedimentos detalhados, atribuição de responsabilidades, recursos necessários e etapas a serem seguidas para lidar efetivamente com uma emergência.
Além de Carlos, Taula Armentano (síndica profissional) e Anna Maria Cáfaro (síndica orgânica) elencaram os 8 maiores benefícios da gestão de riscos para condomínios:
Lígia Ramos, síndica profissional na D’Accord, utiliza manuais de emergência para os seus condomínios há algum tempo e sente a diferença. Antes, em dia de chuva forte ou queda de energia, por exemplo, ela costumava ligar de madrugada em prédios para saber se estava tudo bem.
“Tem gente que não consegue nem raciocinar direito durante uma emergência, quanto mais agir. Mesmo assim, esperam que um funcionário ou síndico tomem ações brilhantes em tempo recorde. Então, para nós gestores, é uma libertação de muitas preocupações. Hoje sei que, ao me contatarem sobre uma emergência, a ação imediata já terá sido tomada”, celebra.
De acordo com Carlos, o síndico precisa ter cuidado para não ficar nas mãos de empresas de contrato de manutenção, mas principalmente, dos zeladores.
Existem colaboradores que trabalham no prédio há muitos anos e mesmo assim desconhecem as instalações do condomínio. Em contrapartida, muitos podem monopolizar informações técnicas e operacionais do prédio, seja por má intenção ou desleixo e confiança exagerada do síndico.
“Já vi zelador removendo todas as identificações dos registros hidráulicos e do quadro elétrico, justamente para o condomínio depender dele. Assim, muitos síndicos ‘seguram’ o funcionário por anos e anos por medo de surgir um problema e não saber como resolver sem ele”, alerta Carlos.
Com um plano de contingência, mesmo que o responsável por determinada ação esteja ausente e incomunicável, não precisa aguardá-lo, afinal, qualquer pessoa poderá agir corretamente somente ao ler o documento.
A síndica profissional Lígia relembra uma situação na qual aconteceu justamente isso. “Uma central térmica estava com vazamento e um conselheiro conseguiu auxiliar na ocorrência após ler o passo a passo do plano. Ele impediu um prejuízo enorme para o condomínio”, salienta.
De acordo com Anna, é válido frisar que o plano de contingência deve contemplar ações para combater uma emergência, ou seja, algo que é inesperado; não previsível.
Uma chuva torrencial que não acontecia há anos e inundou a garagem é um episódio surpresa, diferentemente de quando acaba a água no reservatório e os moradores ficam desabastecidos. Esta situação pode ser evitada com a checagem diária do consumo de água, visitas periódicas à caixa d´água e manutenção em dia das bombas d’água.
Neste sentido, uma falha de gestão por negligência com as manutenções do dia a dia não pode se tornar uma emergência.
"A manutenção preventiva é para aquilo que você sabe que pode acontecer. O gestor que ignora esse controle, não pode dizer que a falta de manutenção é emergência”, esclarece Anna.
Anna aplica a gestão de riscos no seu condomínio, o Edifício Michelle, localizado em São Paulo. Conta que, devido às características do prédio, ela mesma quem elaborou os planos de contingência para cada uma das possíveis situações de emergência.
O Michelle é um daqueles condomínios padrão. Possui uma torre, com 66 unidades, bem compactas, com cerca de 120 moradores, que moram sozinhos ou disponibilizam apartamentos para locação. O prédio também não dispõe de nenhuma área de lazer, como piscina, quadra, academia, churrasqueira, brinquedoteca, playground, espaço pet, etc.
De acordo com Anna, essas condições modificam o entendimento de emergência. “Essas são características dinâmicas e físicas do meu condomínio. Dessa forma, o que pode ser emergência no meu prédio, pode não ser em outro, por isso, a gestão de riscos depende de cada empreendimento”, completa.
No plano de contingência do Michelle, por exemplo, as unidades do 1º ao 5º andar possuem registros identificados de tubulação no subsolo, enquanto os demais estão no barrilete do topo da edificação.
“Fiz manuais de emergência para condomínios com cinco torres e já fui questionado por síndicos que acreditavam que elas eram todas iguais. Não são. Às vezes o posicionamento muda, o acesso é diferente, enfim, muita coisa”, reitera Carlos.
Não somente a configuração hidráulica, mas espaços, acessos e equipamentos são particulares de cada condomínio. Assim sendo, replicar um plano de contingência de um prédio não vai funcionar adequadamente numa emergência em nenhum outro.
Até pensando na região do condomínio, por exemplo, enquanto alguns edifícios estão situados em áreas com frequente risco de alagamento, outros que nunca enfrentaram essa situação dispensam a adoção de procedimentos de segurança.
Como enfatiza Anna, o plano de contingência é técnico, por isso, deve-se ir atrás de especialistas, tais como engenheiro hidráulico, engenheiro civil, amigos síndicos engenheiros, conselheiros engenheiros, empresa de segurança, etc - não depender somente das informações do zelador, que não é um técnico.
“Mapeei todas as instalações e as necessidades do condomínio, registrei fotos, além de buscar orientação com a administradora e conversar com técnicos das empresas de manutenção de cada equipamento. Assim fui identificando tudo aquilo que poderia gerar uma emergência, até que reuni todas essas informações para, então, analisar como agir em cada situação”, explica Anna.
Para ela, como seu condomínio contempla poucas instalações, a elaboração de um plano de contingência se tornou menos complexa, por isso pôde conduzir ela mesma o processo. No entanto, Anna entende que isso somente foi possível por conta da sua postura como síndica mais engajada e proativa.
“Sou muito disciplinada e ávida por conhecimento, principalmente na área de engenharia, até fiz curso de Inspeção Predial. Tenho mania de gerar evidência e criar manuais para tudo. Para se ter uma noção, eu mesma fiz a identificação de todas as tubulações”, conta.
Carlos compartilha desse pensamento de que o síndico precisa estar interessado, para aprender cada vez mais e estar preparado para fazer uma gestão de riscos condominiais de maneira eficiente.
“Costumo falar que o síndico tem condições de fazer tudo o que quiser, mas desde que tenha conhecimento e tempo para isso. Gestores que considero avançados, que buscam informação, se atualizam e se dispõem a conhecer a parte operacional do condomínio, conseguem sim elaborar o documento sozinho. Do contrário, o ideal é contar com uma empresa especializada”, ele reforça.
Carlos é um profissional que atende condomínios fazendo gestão de riscos e manuais de emergência (planos de emergência). Trabalhou por muitos anos na área corporativa, sendo responsável por esta área numa multinacional e o primeiro documento que elaborou para um condomínio foi onde mora, de forma caseira até que isso virou negócio.
Antes de realizar a vistoria, Carlos solicita diversas informações para o síndico, como:
Com esses dados prévios, ele realiza a vistoria geral em todas as áreas comuns do condomínio, sempre acompanhado do zelador ou síndico, se necessário, com prestadores de serviços. Nessa etapa, é preciso obter informações precisas, pois não pode haver dúvidas, apenas certezas, sobretudo, em relação à hidráulica e elétrica, explicando o porquê.
“Certa vez uma síndica disse para eu confirmar uma informação técnica com a empresa de manutenção das bombas. Baseado nisso, coloquei no manual para fechar o registro x, mas quando a emergência aconteceu, vimos que deveria ter sido fechado o registro y”.
Segundo ele, em condomínios antigos essa dificuldade é ainda maior, pois as edificações passam por muitas modificações no decorrer dos anos. Porém, até mesmo os mais novos, o projeto original não corresponde à realidade.
“Já precisei testar registro por registro. Em outro caso, uma empresa de CFTV instalou câmeras e equipamentos de segurança, cujos disjuntores não estavam devidamente identificados. Tive que investigar quais eram”, relembra.
Após checar profundamente esses detalhes técnicos na vistoria, Carlos redige o plano de contingência. Nesse momento, é fundamental detalhar tudo, de modo que, mesmo alguém leigo no assunto ou que desconheça a operação do condomínio, possa interpretá-lo e tomar as decisões corretas.
“Dou o caminho, anexo fotos, explico onde está o equipamento, como acessá-lo. ‘Sobe até o andar à esquerda, abre a porta, o registro fica à sua direita, etc’. Não adianta falar que o registro se encontra no barrilete, pois tem síndico que nem sabe o que é barrilete”, ressalta.
Considerando um condomínio padrão, com uma torre, instalações comuns, como piscina, gerador, bomba, etc, o levantamento é feito em um dia, enquanto a elaboração do plano leva de 10 a 15 dias para ser concluída.
A depender do porte do condomínio, o custo para um plano de contingência gira em torno de R$ 6 mil a R$ 7 mil.
A validade se dá até uma alteração. “Se mexer em alguma parte das instalações do condomínio, trocar prestador de serviço, bem como telefones e funcionários, o documento passa a estar desatualizado”, pontua Carlos.
À parte, a empresa de Carlos também realiza treinamentos teórico e prático para os colaboradores do condomínio, apresentando o manual, ensinando como as instalações funcionam e como aplicá-lo em cada situação de emergência.
Para condomínios de grande porte, o especialista em gestão de riscos sugere que investir em treinamento e capacitação é mais eficiente do que elaborar um manual de emergência de 400 páginas. “Dá para ser feito, mas ficará muito caro, extenso e confuso”, diz Carlos.
Além das dicas de Anna Maria Cáfaro, como conhecer o perfil do condomínio, suas necessidades, ambientes e equipamentos, a síndica profissional Taula Armentano, especializada em condomínios-clube, lista 7 etapas para o gestor elaborar um plano de contingência para o seu empreendimento, confira:
Para isso, ela indica que alguns documentos podem ser importantes, como:
a) Plantas do condomínio
Mostrando saídas de emergência, localização dos sistemas de segurança, hidrantes, extintores, entre outros elementos relevantes.
b) Lista de contatos
Isso inclui números de telefone de moradores, equipe de segurança, síndico, administradora, empresas de serviços essenciais (bombeiros, polícia, serviços médicos de emergência) e fornecedores de manutenção.
De acordo com Taula, é importante que todas as partes envolvidas estejam cientes do plano de contingência, atualizadas quanto às suas responsabilidades e devidamente treinadas. Isso garante uma resposta eficaz e coordenada em situações de emergência.
Sendo assim, dependendo das características do condomínio e dos riscos a que está suscetível, o plano de contingência poderá ser usado por diversos envolvidos, incluindo:
O ponto de atenção que Carlos e Anna destacam nesse contexto é que o plano de contingência deve ser compartilhado com cautela, com o objetivo de proteger o funcionamento do condomínio.
“O síndico não pode dar acesso a todos, pois existem pessoas bem intencionadas e mal intencionadas. Já soube de um caso em que um morador disposto a derrubar o síndico conferiu o manual e fechou o registro da piscina, deixando-a vazia. Então, ao compartilhar com todo mundo, você está expondo toda a operação do condomínio”, adverte Carlos.
A recomendação que ele dá aos síndicos é a de divulgar o plano de contingência, seja por meio impresso ou eletrônico, apenas com peças-chave, como o conselho, por exemplo.
Como estarão incumbidos de tarefas, também é válido que os responsáveis citados no documento, em sua maioria porteiros e zeladores, estejam cientes. Pode ser interessante, ainda, repassá-lo às empresas de manutenção, porém, apenas as ações que lhes pertencem, não na íntegra.
Quanto aos moradores, o importante é tranquilizá-los, apenas mantendo-os informados da existência de um plano de emergência para a situação a, b, c, d, sem expor os detalhes. Primeiramente porque eles não leem, em segundo lugar, por segurança.
O indicado é compartilhar o plano de contingência com os moradores somente em situações de emergência que exijam sua participação, como é o caso de incêndio (brigada de incêndio).
Já Lígia enxerga essa situação de maneira mais confiante, pois tem visto moradores se interessando mais pelo funcionamento do prédio e colaborando mais. É preciso conhecer os moradores e sentir o clima do seu condomínio.
Para ela, a vida condominial é em grupo, que pode potencialmente causar problemas sim, mas também é possível usar esse número de pessoas a favor das situações, aumentando o poder de auxílio, ensinando-as como agir, tudo dentro dos seus limites.
“Claro que ninguém vai mandar um morador desligar uma bomba ou entrar no centro de medição, mas saber onde fechar um registro que pode impedir que um vazamento atinja os elevadores já é de muito valor”, contrapõe Lígia.
Agora que você já conhece um pouco mais sobre gestão de riscos condominiais, por meio de planos de contingência, confira abaixo as situações de emergência mais comuns e como agir em cada uma delas. Elas estão divididas entre operacionais, patrimoniais e disciplinares.
E lembre-se: cada condomínio é uma particularidade, sendo este apenas um modelo-padrão que pode servir de base para seu plano de contingência. Seja detalhista e inclua o nome das empresas que trabalham no seu prédio. Confira!
Confira abaixo as 8 principais situações de risco operacional que podem ocorrer na maioria dos condomínios.
Saiba mais sobre resgate de passageiros presos em elevadores.
Sem fogo:
Com fogo:
Saiba mais sobre manutenção e vazamentos dos equipamentos a gás
Saiba mais sobre prevenção a incêndio em condomínios
Se o problema estiver na bomba d'água afetando os apartamentos:
Se o problema for falta de água na concessionária:
Se a queda de energia é recorrente no condomínio, recomenda-se adquirir um gerador para não afetar, sobretudo, elevadores e portões.
Na ausência do equipamento, em caso de emergência:
Confira abaixo algumas situações que ameaçam o patrimônio do empreendimento:
Saiba mais sobre segurança em condomínios
Separamos cinco situações que envolvem o aspecto da convivência no condomínio, diretamente ligadas aos moradores.
Saiba mais sobre gestão de brigas e conflitos em condomínios
Saiba mais sobre drogas em condomínios
Saiba mais sobre barulho de festas e confraternizações em condomínios
Agora que você já entende um pouco mais sobre gestão de riscos condominiais, fique por dentro dos riscos que os síndicos correm durante a gestão conferindo esta matéria e também os acidentes e incidentes mais comuns em condomínios, clicando aqui.
Fontes consultadas: Gisele Fernandes da Silva (gerente geral da Oma), Gabriel Karpat (diretor da administradora GK), Julio Herold (gerente geral da administradora Predial), Lígia Ramos (síndica profissional), Carlos A. Santos (consultor de risco da CondoRisk), Taula Armentano (síndica profissional e professora SíndicoNet Experts) e Anna Maria Cáfaro (síndica orgânica).