Recebimento de encomendas

Olá !!! Me tire uma dúvida: Sou síndico de um condomínio que não tem porteiro durante o dia , somente a noite a partir das 19 horas. Durante o dia tem o zelador que recebe as correspondências e encomendas. Sendo que algumas vezes tivemos problemas com isso, pois alguns moradores põe em dúvida se as correspondencias ou encomendas ja chegaram ou nao. Ja tivemos problemas ate com o recebimento de um fogao pelo zelador e o mesmo veio com defeito e o morador reclamou com o zelador. Hoje chegou uma encomenda com o nome de destinatário de uma empresa mas com o endereço de um condômino que já é problemático, com três entregadores e pedindo carimbo ou cpf de que ia receber, não recebemos, pois não identificamos o destinatário e não queríamos responsabilizar o zelador por esse recebimento tendo em vista que o morador nao estava em casa e nao deixou nenhuma recomendacao para receber. Inclusive tentamos ligar para a filha deste morador que tambem nao estava em casa. Fizemos errado ou não. Obrigado!!!!!