Como funciona uma empresa de síndico profissional

Não é de hoje que o síndico profissional está em ascensão. Com a pandemia de COVID-19, ganhou um novo impulso e também uma prova de fogo: o mercado condominial não tem espaço para aventureiros.

Quase que diariamente, uma novidade surge afetando direta ou indiretamente os condomínios. Pode ser uma nova lei, norma, determinação, decisões judiciais, protocolos sanitários, uma nova tecnologia para ajudar a enfrentar a crise.

O síndico profissional bem informado, capacitado, antenado com as tendências e ágil para atender os condomínios em suas novas demandas, tem em suas mãos uma grande oportunidade para se destacar e alavancar sua carreira. 

"Estamos saindo de uma pulverização de síndicos profissionais avulsos para contratação de empresas de síndicos, com estrutura mais robusta, que dê mais segurança ao cliente final, que não tenha só um par de olhos cuidando do condomínio", declara Pedro Cunha, CEO da Safira Serviços Síndicos Profissionais.

Como parte dessa tendência, está a demanda cada vez maior dos condomínios por conjunto de normas e procedimentos e até ISO 9000 como forma de assegurar qualidade do serviço prestado pela empresa de síndico profissional contratada.  

Nesta matéria, vamos falar sobre a nova geração de síndicos profissionais que, com espírito empreendedor, podem se transformar em empresa e organizar uma estrutura para atender com qualidade mais condomínios.

 Você vai ler nesta reportagem: 

• Quando chegou a hora de abrir uma empresa de síndico profissional?
• Como abrir uma empresa para atuar como síndico profissional?
• Busque assessoria de um contador e forme sua equipe
• Evite erros na abertura da empresa
• Prepostos: representantes qualificados no atendimentos aos clientes
• Back-office da empresa de síndico profissional: essencial para o funcionamento
• Tecnologia: fundamental para apoiar os negócios
• Principais erros na gestão da empresa de síndico profissional e como evitá-los
• Por que os condomínios querem cada vez mais síndicos profissionais?
• Síndico pós-pandemia: muito mais preparado tecnicamente, comunicativo e conciliador

Quando chegou a hora de abrir uma empresa de síndico profissional?

Pela sua experiência, Pedro Cunha estima que um síndico profissional consegue gerir sozinho de 5 a 8 condomínios. Se for condomínio-clube, às vezes é apenas um, dependendo do tamanho e da envergadura.

Quando atingir esse limite, o síndico profissional precisa tomar uma decisão: manter-se como síndico profissional na linha de frente com esses clientes ou empreender.

"O síndico profissional tem que saber muito bem o que ele quer. Há quem queira continuar sendo síndico, enquanto outros entendem que ser síndico é uma etapa para chegar a ser empresário", explica Cunha, que já tem a sua empresa há sete anos e atende mais de 30 condomínios em São Paulo. 

Há duas questões fundamentais para Cunha: ambição e capacidade de entrega. Nem sempre coincidem. "A ambição pode ser infinita, mas a capacidade não. Tem que adequar a estrutura da empresa para isso."

Ele destaca que ao seguir pelo caminho do empreendedorismo, cada vez mais deixará de ser síndico para ser empresário e começará a ter todas as atividades associadas a isso, tais como:

• gerir RH
• criar estrutura administrativa
• criar normas, procedimentos e processos
• entender de tecnologia
• entender questões jurídicas

"Quem empreende tem que investir em capacitação focada em gestão empresarial, tecnologia, gestão de pessoas. Nem sempre um bom síndico é um bom empresário, assim como nem sempre um chef de cozinha é um bom gerente de restaurante", compara Pedro Cunha.

O síndico profissional Fúlvio Stagi está deixando essa linha de frente, transferindo as visitas rotineiras aos condomínios para a equipe, de quem ele vai ser um consultor.

Ele, que tem a sua própria empresa de síndico profissional desde 2016 e atende 40 condomínios na região de Rezende, no Rio de Janeiro, está migrando para um sistema tecnológico bem mais completo, que vai permitir fazer a gestão dos clientes da palma da mão.

Focado em capacitação, Stagi está fazendo três cursos on-line neste momento: o novo curso Gestão de Manutenção Predial, do SíndicoNet, Design de convívio e um curso técnico em Gestão de Segurança Privada.

"É uma satisfação muito grande quando as pessoas te telefonam para fazer uma consulta e posso responder com fundamentação, embasamento legal ou técnico. Quem não se capacita vai ficar para trás", afirma. 

Como abrir uma empresa para atuar como síndico profissional?

Segundo Ricardo Karpat, diretor da Gábor RH e idealizador da certificação Síndico 5 Estrelas, não existe nenhum impedimento legal de um síndico profissional ser MEI (Microempreendedor Individual). Apenas o faturamento, que deve ser inferior a R$ 6.750,00 mensais.

"O que ocorre é que um síndico profissional rapidamente deve ultrapassar este valor de faturamento e necessitará mudar de categoria junto à Receita Federal", esclarece Karpat.

Para quem busca expandir, pode abrir uma Microempresa (ME). Por não ser uma profissão regulamentada, não existe um CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) específico, desta forma, três CNAE´s são utilizados pelos síndicos: 

• 8111-7/00 - Serviços combinados para apoio a edifícios, exceto condomínios prediais
• 6822-6/00 - Gestão e administração da propriedade imobiliária
• 8219-9/99 - Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo não especificados anteriormente

Karpat explica que os três CNAE's estão listados no “ANEXO III” da Receita Federal e, portanto, não cabe impostos incidentes (PCC, INSS e ISS), iniciam sua atividade com o percentual de 6% a ser pago de impostos, sob a guia de arrecadação DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) pelo total do faturamento mensal.

Busque assessoria de um contador e forme sua equipe

A orientação de Ricardo Karpat para qualquer empreendedor que pretenda abrir uma empresa, que não seja MEI, é procurar a assessoria de um contador. "Desta forma, o síndico profissional deve contratar um contador para realizar as tarefas administrativas de abertura de empresa: parte documental e trâmites dos órgãos públicos."

Para a formação da equipe de apoio no atendimento aos condomínios, Karpat aponta dois caminhos iniciais principais que podem ser seguidos:

1. contratação de um assistente para ajudar com atendimento e funções administrativas
2. sociedade com outro síndico profissional.

"Esses são dois bons caminhos. A sua escolha depende do modelo de negócio pretendido. Com o sucesso da empresa e, caso haja o interesse de gerir dezenas de condomínios, aí sim a estruturação segue ao de um modelo de empresa de prestação de serviço, com recepcionista, áreas administrativas e prepostos que possam representar os condomínios", explica Ricardo Karpat, da Gábor RH.

Evite erros na abertura da empresa

O principal erro na abertura de empresas é a falta de planejamento, aponta Ricardo Karpat. "Abrir um negócio apenas com boas intenções normalmente não dá certo." Deve-se calcular:

• custos e receitas
• tempo de retorno
• fluxo de caixa necessário
• estratégia de marketing
• preparar material comercial
• preparar um plano de atuação segmentado

"A grande maioria das empresas nascem pequenas. Mas, para dar certo, precisam começar certo. Deve-se ter profissionalismo corporativo desde o início, mesmo que a empresa seja constituída de uma só pessoa", orienta o diretor da Gábor RH.

Prepostos: representantes qualificados no atendimentos aos clientes

Existem  diversas formas de trabalhar com prepostos e estes podem ser funcionários, sócios ou parceiros das empresas de sindicatura.

"Caso opte por trabalhar com prepostos, a relação com o condomínio tem que ser 100% transparente e combinada previamente, demonstrando até onde será a atuação deles", orienta Ricardo Karpat.

Ele reforça que toda relação de trabalho deve ser cautelosa e regular, indiferente de se ter ou não relação de preposição. "A maior cautela que deve ser tomada é na questão de representação, pois o preposto tomará ações em nome do preponente", alerta o especialista.

O síndico profissional Fúlvio Stagi identifica em sua equipe quem gosta de fazer auditorias, visitas de campo e tem olhar mais clínico. "Saio junto com a pessoa para visitar e mostrar todo o condomínio como parte do treinamento e a preparo para assumir o condomínio", explica.

Ele conta que atualmente está com 40 condomínios e não tem mais como atender pessoalmente cada um. "Os prepostos são as pessoas que me dão esse respaldo e retaguarda."

Pedro Cunha também recomenda acompanhar o preposto, na fase inicial, em reuniões com conselho e assembleias. "Viu que atingiu maturidade? Deixe-o seguir no atendimento sozinho."  

Back-office da empresa de síndico profissional: essencial para o funcionamento

Segundo Cunha, uma empresa de síndico profissional tem que adotar um conjunto de regras, normas e procedimentos para que a atuação seja homogênea e padronizada. Exemplos: procedimentos de condução de assembleia ou para lidar em situações específicas.

"Todos os prepostos devem atuar com autonomia, fazendo de acordo com o estabelecido, com eficiência, sem precisar consultar o síndico principal a toda hora. Tem que ter processos bem definidos", ressalta.

O nível de satisfação do cliente é uma forma de medir o desempenho dos propostos. "É possível saber se as diretrizes estão sendo aplicadas lá na ponta."

A empresa também precisa contar com profissionais para a parte administrativa e financeira, isso sem falar da parceria com a administradora do condomínio.

"Um ajuda o outro. Comunicação bem próxima, registro de ocorrências, abertura de chamados e um bom banco de dados são essenciais para o síndico profissional ter acesso à informação rapidamente, poder gerar relatório quando for questionado", exemplifica Fúlvio Stagi.

• Leia a reportagem sobre a relação entre síndicos profissionais e administradoras

Tecnologia: essencial para apoiar os negócios

Para Pedro Cunha, a tecnologia é essencial para o dia a dia e o crescimento de qualquer empresa que queira se firmar no mercado condominial.

Exemplos:

• Apps de gestão de manutenção predial, como o Verat, Mais Perto, In Motion Condos
• Apps de comunicação e gestão de condomínios 
• ERP para gestão empresarial: base de clientes, processos e procedimentos para gestão homogênea do cliente, finanças etc

"Estou sempre antenado à chegada de novos apps, buscando informações e testando aqueles que atendam às demandas. O ideal é aquele que ofereça recursos de administração, social e conveniência", opina Fúlvio Stagi.

Para ele, quanto mais moradores e funcionários estiverem usando o app, maior controle do condomínio ele tem na mão. O síndico profissional relata que está treinando zeladores e porteiros a usar app porque abre um leque de informações e serviços para o atendimento dos moradores:

• gestão de encomendas
• autorização de visitantes
• reserva de espaço
• abertura de ocorrência para unidades
• plano de manutenção

"A vantagem para mim como síndico é que sei tudo o que está acontecendo nos meus condomínios em tempo real, em qualquer lugar. Isso não tem preço", afirma Stagi.

Principais erros na gestão da empresa de síndico profissional e como evitá-los

Os experientes síndicos profissionais e empresários Pedro Cunha e Fúlvio Stagi listam os principais erros que os novos empreendedores devem estar atentos para evitá-los: 

• RECRUTAMENTO E SELEÇÃO: o ímpeto de ter mais prepostos porque há condomínios solicitando cotação pode levar o empresário a fazer uma contratação errada e isso pode manchar o nome da empresa. "Muito cuidado a quem você dá o logotipo da sua empresa. Essa pessoa representa você lá na frente do cliente. Se não for idônea, pode destruir a empresa em fase embrionária. Prefira ter menos clientes do que ter pessoas em quem não tenha segurança", orienta Pedro Cunha.
• QUALIDADE DO SERVIÇO: deve-se manter o mesmo nível de entrega de serviço, caso contrário, pode perder vários clientes da carteira. Antes de fechar um novo cliente, checar se tem capacidade de atender com a mesma qualidade. Um novo cliente pode te levar a perder dois ou três clientes antigos. "Chega a um ponto em que seu nome não é mais bem cotado no mercado e retrocede. Nós, síndicos, nos vendemos pelo nosso trabalho. Os melhores vendedores são os condôminos satisfeitos que atendemos. Com o tempo, vão surgir novos clientes", diz Cunha.
• DEFINIÇÃO DO NICHO: o síndico profissional deve ser especializado naquilo que faz, encontrar o seu nicho de trabalho. Pode ser condomínio-clube, alto padrão, comercial, médio porte. Cada perfil de condomínios tem uma metodologia.
• AUSÊNCIA NO CONDOMÍNIO: para Fúlvio Stagi, um síndico profissional tem que se mostrar presente e estar sempre disponível. Um grande aliado é o mapa de visita dos seus condomínios. "Os moradores percebem a sua ausência e isso se propaga na sua área de atuação, ficando difícil de se reerguer. Se viajar, sempre tenha um preposto ou subsíndico para te substituir."

Por que os condomínios querem cada vez mais síndicos profissionais?

Estima-se que na Grande São Paulo, de 12% a 15% dos condomínios têm síndicos profissionais. No restante do País, esse número é de 8%. Pesquisa realizada no início de julho pelo SíndicoNet com 500 administradoras do Brasil aponta para cerca de 17% de condomínios com síndico profissional. O assunto será abordado no próximo webinar, a ser realizado dia 22 de julho.

A previsão de Pedro Cunha é que, até 2030, haverá 20 mil síndicos profissionais no Brasil. 

Com receitas milionárias, os condomínios arrecadam e gastam mais do que muitas empresas. Há levantamentos que apontam movimentação anual de R$ 165 bilhões pelos condomínios no Brasil.

A gestão é  complexa, trabalhosa e demanda competências equivalentes a de gestores de empresa e até prefeitos. Fora o nível de informação a que os moradores de hoje têm acesso - seguido de cobrança.

De acordo com Cunha, o síndico vem passando por uma metamorfose nos últimos cinco anos e a pandemia "sacudiu" a vida de quem ocupa o cargo.

"Não basta ter a vontade de ser síndico. Tem que estar preparado para o cargo: tecnicamente, inclusive para lidar com situações de crise, e psicologicamente, para fazer gestão de pessoas 24x7. A COVID-19 acelerou o estado de maturidade que levaria mais anos para se atingir", afirma Pedro Cunha.

O síndico profissional Fúlvio Stagi ressalta que a gestão de um condomínio vai muito além da financeira, ainda mais em tempos de pandemia.

"O síndico morador, por mais capacitado que seja, já tem os seus afazeres profissionais, atividades domésticas, familiares. Uma das maiores exigências do condomínio hoje com o síndico profissional é transparência, gestão clara, objetiva, resolução de conflitos entre outros", afirma Stagi.

Síndico pós-pandemia: muito mais preparado tecnicamente, comunicativo e conciliador

Para os dois especialistas, os síndicos pós-pandemia serão ainda mais preparados, com conhecimento e competência em:

• manutenção predial
• legislação
• comunicação
• afinidade com tecnologia para agir com celeridade e eficácia
• gestão de conflitos

"Ninguém nos prepara para lidar com situações de estresse diárias, onde há pressão de moradores que descontam em nós a sua raiva. Muita gente que estava no cargo não imaginou o que iria enfrentar, percebeu que não quer isso para si e reconheceu que é preciso alguém capacitado a lidar com crises", comenta Cunha.

Não há mais espaço para amadores. Fúlvio Stagi conta sobre casos de renúncia de síndicos e síndicos moradores convocando assembleia para fazer eleição porque não querem mais ficar no cargo.

"Minha equipe está altamente estressada e estamos fazendo um trabalho interno com consultoria de RH para alinhamento. Se não tiver estrutura para administrar tudo isso aí, está fora de mercado." 

Dos 2 mil participantes da pesquisa realizada pelo SíndicoNet sobre condomínios e COVID-19, 3,21% confessaram estar pensando em renunciar ao cargo de síndico ou encerrar a gestão e não se candidatar novamente. 

Fontes consultadas: Fúlvio Stagi (síndico profissional), Pedro Cunha (síndico profissional) e Ricardo Karpat (Gábor RH).