Digitalização das administradoras de condomínio
Por que esse processo se tornou necessário?
Por Rafael Lauand*
Em uma realidade cada vez mais atrelada à transformação digital, muitos síndicos e administradores de condomínio veem a necessidade de digitalizar o condomínio, não é mesmo?
Afinal, inovações podem trazer impactos muito positivos ligados à eficiência e ao fluxo de trabalho (principalmente da administradora). Porém, muito além dos aspectos de nossa vida condominial, a tecnologia está influenciando drasticamente todos os setores empresariais.
Primeiramente, é importante destacar que a digitalização de uma administradora ou condomínio começa pela forma de pensar. Na prática, isso implica em uma visão voltada à simplificação, ou seja, descomplicar os processos e observar (e muito) a experiência do seu CLIENTE, do síndico ao condômino. Ao fundar a LAR.app, acredito que esse foi o meu primeiro pensamento.
Apesar de muitas empresas e organizações dependerem da documentação em papel para governança, necessidades operacionais e gerenciamento geral, a digitalização desses documentos também é importante.
A conversão de registros em papel para documentos digitais aumenta a eficiência operacional, otimiza o fluxo de trabalho e aprimora as relações com os clientes. Mais importante, a digitalização é uma questão de segurança de dados e informações, uma vez que garante, caso os arquivos em papel sejam perdidos ou danificados, suas contrapartes eletrônicas permanecerão acessíveis, gravadas em servidores do mundo inteiro, sem contar os seus backups.
A digitalização tem um forte impacto na produtividade e rentabilidade, mas, como a maioria das outras grandes atualizações nas operações de uma administradora de condomínio, ela envolve altos custos e riscos para a administradora.
Felizmente, muitos especialistas dizem que as organizações podem mitigar essas desvantagens com pesquisa, gerenciamento e supervisão adequados do processo. Se já vemos diversos bancos digitais (com fluxos de informações substancialmente mais altos), por que não vemos administradoras?
Hoje já falamos de mudanças muito mais drásticas em mercados extremamente complexos, como o próprio mercado bancário, ou o de transportes e logística, que exige troca de dados em tempo real e uma infraestrutura de tecnologia muito maiores.
Pensando nisso, elaborei este artigo para ajudar nos primeiros passos dessas mudanças em seu condomínio ou administradora. Separei algumas razões pelas quais o digital faz sentido para qualquer condomínio, administradora ou, realmente, todo tipo de empresa ou organização:
1. Foco no cliente
A digitalização pode melhorar substancialmente o tempo de resposta de uma administradora de condomínios ao lidar com funções como consultas de condôminos, problemas logísticos (o famoso malote de toda semana), etc.
Essa capacidade de resposta aumentada se correlaciona diretamente com a eficiência operacional e a lucratividade, pois um número maior de condôminos e síndicos satisfeitos sabem que eles receberão uma resposta oportuna e útil, e portanto, serão clientes promotores do seu serviço.
Entretanto, em alguns casos, as administradora ainda devem manter cópias em papel, mesmo quando os originais foram digitalizados. Certifique-se de que sua administradora verifica com uma autoridade apropriada sobre que tipo de registros devem ser físicos.
2. Tempo é dinheiro
Uma administradora de condomínios (e em muitos casos, os síndicos), que depende apenas da documentação em papel, perde muitas horas de trabalho por ano no esforço de manter, localizar, atualizar e comunicar esses itens.
Além disso, muitos desses registros só são valiosos em um momento específico para alguns pontos de dados que eles contêm.
Portanto, faz sentido convertê-los em formato digital para busca eletrônica conforme necessário, em vez de os funcionários e também seus clientes passarem por cima de grandes quantidades de texto e dados irrelevantes na esperança de encontrar a informação de que precisam.
3. Flexibilidade
A digitalização proporciona maior flexibilidade na equipe, pois permite que o time trabalhe remotamente de onde for necessário, seja dentro do escritório ou do condomínio.
Outro benefício adicional é o potencial em tornar a administradora mais responsável ambientalmente. Uma empresa também pode reduzir as idas e vindas de colaboradores quando eles desfrutam da flexibilidade, e é importante lembrar que flexibilidade não é sinônimo de baixa produtividade, muito pelo contrário.
Além disso, a digitalização pode permitir que uma administradora ou condomínio reduza a quantidade de espaço de escritório que precisa, utilizando a área em questão de forma mais inteligente. Não deixe que sua área de arquivo cresça junto com a sua empresa!
4. Agilidade
Uma política de governança de informação bem estruturada aumenta a eficiência geral no manuseio e no tratamento de componentes físicos e baseados em nuvem.
Essa política pode garantir que, mesmo que os documentos físicos sejam alterados ou perdidos, suas contrapartes digitais permaneçam acessíveis.
Outro ponto importante é que quanto maior a visibilidade disponível para você através da digitalização de registros, mais chances você terá de aumentar a qualidade das informações contidas nesses arquivos.
5. Redução de custos
A digitalização pode reduzir a quantidade de pessoal necessário para processar e lidar com cópias em papel dos registros.
Os arquivos eletrônicos também minimizam ou eliminam os custos de transporte da movimentação de documentos de um lugar para outro e diminuem o tempo necessário para recuperar documentos relevantes.
6. Mais conformidade
Nas últimas décadas, o governo federal promulgou várias leis e regulamentações que dizem respeito ao uso de documentos por empresas (incluindo as administradoras). Estes regulamentos podem lidar com a privacidade do cliente, responsabilidade financeira ou métodos de manutenção de registros.
As empresas que perdem documentos em papel originais que não têm backups eletrônicos podem enfrentar sérias consequências por não conformidade. Um exemplo importante é o eSocial, sistema online do governo federal para controle de obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
No eSocial, os condomínios devem obrigatoriamente inserir no sistema todos os dados cadastrais dos seus funcionários, ou seja, é questão de tempo do governo começar a concentrar diversos processos em sistemas online (visando a eficiência do país).
7. Segurança durante emergências
Ao arquivar documentos em papel em um sistema eficiente de armazenamento na nuvem, você pode preparar sua administradora de condomínio para qualquer tipo de desastre ou emergência. Seria muito mais fácil retomar as operações de negócios após uma fatalidade quando as informações essenciais permanecerem disponíveis online.
No momento em que acontecer um problema imprevisto, você não precisa perder tempo e esforço tentando localizar arquivos em papel ou filtrar uma massa desorganizada de documentos possivelmente comprometidos.
Hoje, enquanto o ambiente corporativo está se transformando rapidamente para o que alguns especialistas chamam de “digitalização 2.0” ou “indústria 4.0”, novas possibilidades surgiram para coletar e usar dados para criar novos produtos e serviços de valor agregado.
Estes podem, por sua vez, aumentar o leque de opções disponíveis para as administradoras de condomínio oferecerem aos seus clientes e outras partes interessadas.
(*) Rafael Lauand (@rafalauand) é Engenheiro de Produção formado pela UFPR; especialista em controladoria e finanças pela UFPR; especialista em 'Data Science' pela John Hopkins University; sócio-fundador da LAR.app Administradora de Condomínios; professor do INSPER no curso de Direito das Startups; e conselheiro de empresas de tecnologia. Rafael foi um dos pioneiros no mercado de startups da geração 'mobile', com atuação desde logística à saúde, e também teve experiência como sócio de algumas startups de tecnologia brasileiras.