Como fazer a digitalização de documentos do condomínio
Serviço é cada vez mais comum para condomínios
A pasta de prestação de contas como a conhecemos hoje, e de outros documentos impressos do condomínio, podem estar com os dias contados.
É cada vez mais comum as administradoras oferecerem, além da pasta física com balancetes e comprovantes de pagamento impressos no papel, os mesmos documentos digitalizados em CD, em um pen drive ou no site da empresa.
E, seguindo essa tendência, já há casos de administradoras que acabaram com as pastas, e agora oferecem a opção da prestação de contas via internet e em tempo real, tornando ainda mais transparente as finanças do condomínio.
Digitalizar a papeplada é uma maneira de deixar os documentos mais acessíveis para todos e também aumentar a velocidade com que as informações chegam aonde precisam chegar, além de reduzir custos com impressão e ajudar o meio ambiente.
“Imagine um condomínio grande, com oito torres e três moradores no conselho de cada torre, além do síndico. Se não entregarmos um CD para todos com as contas do mês, quando o último conselheiro receber os documentos, eles já estariam bastante ultrapassados”, argumenta Gabriel de Souza da administradora Prop Starter.
O que digitalizar
As empresas consultadas afirmam manter em formato digital tudo o que for pertinente ao condomínio.
Além dos documentos que constem nas pastas de prestação de contas mensais, toda a papelada trabalhista também pode ser deixada no formato digital, assim como contratos de prestação de serviços e de manutenção ao condomínio.
Vale ressaltar que documentos com validade jurídica, como recibos de pagamentos de salários, de férias e de 13 salário, além do controle de ponto, não podem ser descartados após serem digitalizados, já que o arquivo digital gerado não tem valor jurídico. Por isso, os condomínios e administradoras devem seguir guardando essa gama de documentos, mesmo que os tenha digitalizados.
Norma da ABNT Devido à NBR 16.280, que determina regras e procedimentos para obras nas unidades, condomínios devem também ter em seu acervo documentos que mostrem as alterações feitas no local – inclusive dentro das unidades autônomas.
Daí a importância em se digitalizar os planos de obras, que os moradores têm obrigação de entregar ao síndico, para garantir que os mesmos não se percam.
- Saiba mais sobre a NBR 16.280
Segurança
Além dessas características, digitalizar os documentos é a maneira primordial para fazer um backup da papelada do condomínio.
A digitalização dos papéis pode ser uma segurança a mais, principalmente depois que os documentos saem da administradora.
“Uma vez, um síndico teve sua unidade assaltada e levaram muitos documentos dele – inclusive pastas de dois meses das contas do condomínio. Como tínhamos as mesmas digitalizadas em nosso acervo, ele conseguiu fazer sua prestação de contas sem problemas”, conta Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.
Como funciona
Nas administradoras que executam esse serviço há duas possibilidades.
Ou a própria empresa digitaliza os documentos, usando seus funcionários, ou uma empresa terceirizada presta esse serviço – seja por meio de postos avançados, quando a prestadora de serviços atua dentro da administradora – ou ela retira os documentos e os devolve posteriormente – tanto os físicos como os arquivos.
Geralmente as empresas de digitalização costumam cobrar por folha escaneada. O preço unitário é baixo – menor que de uma impressão em preto e branco.
Para fazer a digitalização é necessário, no mínimo, um scanner e uma pessoa designada para essa tarefa.
Claro que dependendo do tamanho das necessidades da empresa, esse cenário muda bastante. Em uma administradora de grande porte, por exemplo, a demanda interna pode exigir diversos aparelhos e uma equipe de funcionários exclusiva para dar conta do recado.
Gestão dos arquivos Para a arquivista Flavia Borges, da empresa de digitalização de documentos Tempo e Memória, o processo não se encerra após a digitalização e geração do arquivo. Ela destaca também a importância da gestão desse acervo de documentos.
“Digitalizar é uma ferramenta a mais. Precisamos também de critérios para usá-la. Tão ou mais importante é saber como organizar tudo. Não é apenas tornar digital”.
“Mesmo para quem trabalha na administradora e precisa de uma informação sobre um contrato, por exemplo, é muito mais fácil buscar essa informação em forma digital, se compararmos com antes, quando era necessário procurar o papel em si”, explica.
Meio ambiente e redução de custos
Para se ter uma ideia, estima-se que um condomínio pequeno gere cerca de 80 documentos por mês. Em um ano, o número de folhas impressas desse mesmo condomínio pode chegar a mais de 1.500 documentos em 12 meses.
A digitalização é forma de reduzir consideravelmente esse volume de impressões.
Apesar de papéis com validade jurídica não poderem ser descartados, os demais documentos que compõem a burocracia condominial, como balancetes, pastas, extratos, históricos, entre outros, podem ser cada vez mais disponibilizados e arquivados em formato digital, poupando, assim, o meio ambiente e recursos financeiros.
É o caso da administradora Lello, de São Paulo, que recentemente adotou a opção de pasta de prestação de contas totalmente online para seus clientes. Com isso, a empresa poderá deixar de imprimir cerca de 600 mil folhas de papel todos os meses - o equivalente a 27 árvores a cada 30 dias.
Sites para condomínios
Outro exemplo é o uso cada vez maior de sites para condomínios, como o sistema CondoMundo, do SíndicoNet.
Com o uso de ferramentas como essa, toda a comunicação do síndico e da administração com os moradores, que antes era feita por papel, passa a ser feita de forma online, pelo site do empreendimento.
É mais um recurso para ajudar na redução dos papéis nos condomínios.
Autenticação
Uma alternativa - ainda não muito utilizada - para tornar o documento digitalizado com validade jurídica é realizar o processo utilizando um sistema de certificação digital.
Para isso, a empresa deve dispor de uma chave digital para cada condomínio que opte por essa alternativa, e uma chave para cada funcionário que irá trabalhar com os condomínios. Essas chaves são como duas peças de um quebra-cabeça que se completam e que funcionam juntas.
Também deverá pedir a autenticação dos documentos via cartório eletrônico, para cada papel que deseje guardar eletronicamente com essa chancela. Esse trâmite é, atualmente, mais caro do que uma simples digitalização dos documentos e ainda não é amplamente usado pelas administradoras.
Para o advogado Alexandre Marques, esse processo vai se tornar cada vez mais presente em todos os âmbitos. “É um caminho sem volta, e cada vez mais será mais corriqueiro nos valermos desse tipo de tecnologia”, explica.
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Fontes consultadas: José Roberto Graiche, diretor da administradora Graiche, Gabriel de Souza, diretor da administradora Prop Starter, Gabriel Karpat, diretor da administradora GK e colunista SíndicoNet, Flavia Borges, diretora da empresa Tempo e Memória, Vania Dal Maso, gerente de atendimento da administradora Itambé